12 tot 17 uren kwijt aan één event? Dit is waar ze naartoe gaan

Een bedrijfsevent organiseren lijkt op het eerste zicht makkelijk te managen. Je hebt een geschikte locatie nodig, wat catering en misschien nog een DJ. Klaar toch?

In realiteit kruipt er veel meer tijd in dan de meeste bedrijven vooraf inschatten. Zo ben je gemiddeld al snel 12 tot 17 uur bezig met de organisatie van één bedrijfsevent - zelfs al is het "maar" een afterwork of nieuwjaarsdrink.

Maar waar gaan die uren precies naartoe? En hoe komt het dat dit zo snel optelt? We zetten het concreet op een rij.

Waar gaan je uren naartoe bij het organiseren van een bedrijfsevent?

1. Leveranciers zoeken & selecteren

Het eerste tijdsblok begint vaak onschuldig:

• Je googelt "catering bedrijfsevent"
• Je vraagt collega's om tips - of collega's komen naar jou toe met ideeën
• Je scrolt door websites en socials

Klinkt logisch, toch? Maar al snel merk je:

• Niet elke leverancier is beschikbaar op jouw datum
• Foodtrucks of cateraars hebben bepaalde infrastructuur nodig op je locatie
• Prijzen en formules zijn moeilijk vergelijkbaar

Realistisch gezien ben je 2 à 3 uur tijd kwijt aan het maken van een shortlist aan eventleveranciers die betrouwbaar en relevant is.

2. Offertes aanvragen, vergelijken en interpreteren

De ervaring leert ons: offertes vergelijken is zelden "appels met appels". De ene werkt met vaste formules per persoon, de andere baseert zich op een totaalprijs waarin bepaalde kosten al dan niet inbegrepen zijn. Extra's zoals personeel, transport, opbouw of afbraak worden niet altijd op dezelfde manier doorgerekend, waardoor je offertes niet concreet vergeleken kunnen worden. Vaak volgen er nog verduidelijkende vragen of aanpassingen, en moet alles intern afgestemd worden.

Alleen al het correct interpreteren en vergelijken van offertes neemt daardoor al snel 1,5 tot 2 uur in beslag.

3. Afstemmen met interne stakeholders

Parallel aan die offertefase loopt meestal de interne afstemming. Vaak zijn er meerdere betrokkenen met elk hun eigen verwachtingen. HR, marketing en management kijken elk vanuit hun eigen rol naar het event en hanteren verschillende prioriteiten: beleving, uitstraling, budget of timing. Als organisator beland je daardoor vaak in een vertaalrol, waarbij je voorstellen moet aanpassen, opnieuw uitleggen en herbekijken tot iedereen akkoord is. Dat proces verloopt zelden in één keer, vraagt telkens opnieuw focus en sleept zich vaak uit over meerdere dagen.

Volgens onze inschatting verlies je hier over de hele periode al snel 1,5 tot 2 uur aan, zonder dat het zo aanvoelt.

4. Planning, draaiboek en praktische organisatie

Nu begint het echte organisatiewerk:

• Timings bepalen
• Opbouw & afbraak inschatten en doorgeven aan leveranciers
• Leveringen plannen
• Aanspreekpunten vastleggen

Dit deel wordt vaak onderschat, maar is cruciaal voor een vlotte organisatie van je event. Realistische timing hiervoor kan oplopen van 3 tot 4 uur in totaal.

5. Opvolging en last-minute issues

Als je ooit al een event organiseerde, heb je het waarschijnlijk al meegemaakt. Ook wanneer alles vastligt, blijft de organisatie van het event aandacht vragen tot vlak voor én tijdens het event. Aantallen wijzigen, timing schrijft, of er duiken last-minute ideeën op die "toch nog even bekeken moeten worden". Leveranciers hebben bijkomende vragen, details moeten bevestigd worden en kleine beslissingen vragen veel tijd omdat ze snel en correct moeten behandeld worden. Die continue opvolging gebeurt vaak onder tijdsdruk en bovenop je dagelijkse taken.

Dit laatste stuk van de organisatie kan gemakkelijk 2 tot 3 uur extra opslorpen.

6. Nazorg & administratieve afhandeling

Wanneer het event voorbij is, lijkt het werk gedaan. In de praktijk begint er dan nog een laatste, vaak onderschatte fase: de administratieve nazorg.

Denk aan:

• Alle facturen nakijken
• Nieuwe leveranciers toevoegen aan je boekhouding (vaak voor een eenmalige samenwerking)
• Controleren of prijzen, aantallen en afspraken correct gefactureerd werden

Uit onze ervaring blijkt dat een 25% van de facturen nog (schoonheids)fouten bevatten. Verkeerde aantallen, ontbrekende kosten, foute btw of onduidelijke omschrijvingen. Geen ramp, maar ze moeten wél gecorrigeerd en opnieuw verwerkt worden.

Die administratieve afhandeling neemt al snel 2 tot 3 uur extra tijd in beslag. Tijd die zelden op voorhand wordt meegerekend, maar wel bovenop je andere taken komt.

Hoe krijg je jouw kostbare tijd terug?

Al deze kleine beetjes maken duidelijk waarom de organisatie van je bedrijfsevent zo snel oploopt tot 12 à 17 uur - ongeveer 2 werkdagen dus. Niet omdat het de moeilijkste taak is, maar omdat het zo versnipperd is en veel flexibiliteit vraagt. Veel schakels, veel afstemmingen en weinig marge voor fouten of vertraging.

Net daarom kiezen onze klanten ervoor om (een deel van) die organisatie uit handen te geven.

Ons eventsteam neemt de complexiteit van de organisatie weg door alles te centraliseren. Van het matchen met de juiste eventleverancier tot het vertalen van interne verwachtingen en het opvolgen van details tot op de dag zelf. Je hoeft niet langer te schakelen tussen verschillende partijen of zelf brandjes te blussen wanneer er last-minute iets wijzigt. Uit jarenlange ervaring zorgen wij voor overzicht, duidelijke afspraken en een vlot verloop.

Dus, heb je nood aan gerichte hulp bij het vinden van de juiste partners? Of wordt je liever volledig ontzorgd? Samen bekijken we wat voor elk specifiek bedrijfsevent het meeste oplevert.

Ontdek onze verschillende formules en hoe wij je kunnen helpen bij de organisatie van je event.

Bekijk onze aanpak voor bedrijfsevents!