Vragen over het organiseren van een Coronaproof feest of event? - 'Lees hier de COVID-19 veiligheidsmaatregelen'

14 hacks om je vergadering te pimpen

14 hacks om je vergadering te pimpen

Inspiratie

08/09/2021

Organiseer je binnenkort een vergadering? Met de handen in het haar over hoe je dat nu best aanpakt? Vergaderen kan enorm groepsbindend zijn. Hieronder geven we je 14 hacks voor hoe je de volgende vergadering tot een succesvolle teamactiviteit kan maken.

 

1. Vergader enkel met de belanghebbenden en vergader enkel als het nodig is.

Dit is de eerste en belangrijkste regel van vergaderen. Organiseer enkel een vergadering als je echt iets of meerdere zaken te bespreken hebt. En betrek daarbij ook enkel de mensen die een inbreng hebben over het onderwerp dat je wilt bespreken. Het laatste wat je wilt, is tijd weggooien met nutteloze vergaderingen waar je medewerkers moedeloos van worden.

2. Kies een originele locatie.

Ga eens ergens anders heen om te vergaderen. Het haalt je team uit de dagelijkse sleur van elke dag op kantoor door te brengen. Korte vergaderingen over heel concrete en praktische onderwerpen, kan je uiteraard perfect op je eigen kantoorvloer organiseren. Maar heb je en groter onderwerp te bespreken of gaat het om een onderwerp waar je wel wat frisse inspiratie voor kan gebruiken, dan kan een nieuwe omgeving wonderen doen. 

3. Voorzie lekker en gezond eten.

Zowel een lekkere en gezonde lunch als kleine snackjes op tafel kunnen de sfeer en aanwezigheid van het team opkrikken. En leg dan ook vooral de nadruk op een 'gezonde' lunch en gezonde snacks. Dat bevordert de inspiratie en hersenactiviteit. Een te zware lunch kan daarentegen voor een serieuze middagdip zorgen. 

4. Probeer eens rechtstaand of al wandelend te vergaderen.

Het is een nieuwe trend en wij zijn fan: het is goed voor je, rechtstaande vergaderingen duren minder lang en uit onderzoek blijkt dat mensen tijdens het rechtstaan of wandelen meer inspiratie hebben. Enkel voordelen dus.

5. Structureer de vergadering en licht je collega's in over de agenda.


Zo weet iedereen exact waaraan hij zich moet verwachten en zijn er geen onplezierige verrassingen. Zo kunnen alle medewerkers de onderwerpen ook al eens laten bezinken en zich voorbereiden zodat zij tijdens de vergadering de nodige vragen kunnen stellen of feedback geven.

6. Begin met een klaag- of inspiratierondje.

Laat alle collega's aan het woord en laat ze even praten over alles wat van hun lever moet. Of het helemaal tegenovergestelde: laat hen vertellen wat ze inspirerend vinden aan hun job of wat ze de afgelopen weken bijleerden. Zo kan iedereen met een fris hoofd aan de essentie van de vergadering starten. 

7. Las voldoende pauzes is.

Vergader in korte blokken en pauzeer regelmatig. Onderzoek toont heel duidelijk aan dat het concentratievermogen van een mens steeds verder zakt met het verstrijken van de uren. We worden steeds minder efficiënt en het duurt steeds langer om beslissingen te nemen. Ga zeker ook eens naar buiten tijdens een pauze. Ook een beetje frisse en gezonde buitenlucht kan wonderen doen.

8. Maak pauzes leuker.

Laat mensen pauzeren en hun eigen ding doen. Voorzie mogelijkheid om naar een andere ruimte te gaan en even iets helemaal anders te doen. Zo kan bijvoorbeeld een partijtje tafelvoetbal of pingpong de gedachten de gedachten prima verzetten. 

    

9. Blijf bewegen.

Bewegen heeft enkel voordelen, ook tijdens het vergaderen. Bewegen bevordert de creativiteit, verhoogt het contact tussen de deelnemers van je vergadering en zal ook leiden tot snellere beslissingen. Daarnaast zorgt het ook voor het vervagen van de hiërarchie tussen de verschillende deelnemers, waardoor je meer openheid van je medewerkers kan verwachten.

10. Start de vergadering op het afgesproken uur.

Begin je vergadering in goede sferen en zorg ervoor dat zij die op tijd komen niet gefrustreerd worden. Laatkomers merken wel dat het gênant is om te laat aan te sluiten bij een vergadering!

11. Wissel onderling van plaats.

Spreek af met je team om na elke pauze op een andere plek te gaan zitten. Zo blijft iedereen fris en leren collega's mekaar beter kennen. Ook dit zorgt weer voor een beter onderling contact en een vervagen van de hiërarchie tussen je deelnemers.

12. Steek er een originele denkoefening of activiteit in.

Denk aan vragen zoals: 'Welke drie items zou je meenemen naar een onbewoond eiland?' of 'Als je de lotto zou winnen, wat zou je dan doen?'. Activiteiten als een kort kaartspel of schaar-steen-papier kunnen de sfeer verbeteren.

13. Stop de vergadering op tijd.

Hiermee vermijd je dat mensen afdwalen en geen zin meer hebben in de volgende vergadering. Ook het tijdig afsluiten van je vergadering is dus een kunst en iets waar je zeker waakzaam voor moet zijn.

14. Sluit de vergadering op een inspirerende manier af.

Geef het team complimenten en een hart onder de riem. Bedankt hen voor hun aandacht, ideeën en dagelijkse inzet.

 

Alle vergaderlocaties op Salino

 


Deel dit artikel:

E-mail Facebook WhatsApp


Ook interessant

Bedank je medewerkers met een foodtruck

Tips en Trends

Waarom samenwerken met een eventplanner een goed idee is!

Inspiratie