Last minute een bedrijfsevent organiseren. Hoe pak je dat aan?

Last minute een bedrijfsevent organiseren. Hoe pak je dat aan?

Tips en Trends

30/07/2020

Foto: De Serre

Wil je jouw personeel bedanken voor hun geleverde inzet tijdens de afgelopen, hectische maanden? Of wil je juist de teamspirit er terug inbrengen, nadat iedereen enkele maanden niet naar het bedrijf kon komen? Je kan natuurlijk ook een totaal andere reden hebben om last minute een bedrijfsevent te organiseren, die niet corona gerelateerd is. Wat jouw reden ook is, wij leggen je in dit artikel graag in 6 stappen uit hoe je de organisatie van een last minute event het best aanpakt.

1. Maak een budget op

Jouw budget is altijd het eerste dat je moet weten bij het organiseren van een last minute bedrijfsevent. Het is belangrijk om op voorhand een kostenplaatje te maken, zodat je weet hoeveel je in totaal wil spenderen aan jouw event, alsook de verdeling ervan per kostenpost.

Organiseer je een klein feest, waarbij je geen verschillende kosten zal hebben? Dan kan je simpelweg vertrekken van een totaal budget en daarmee je kosten financieren. Gaat het over een grotere gebeurtenis, waarbij je rekening moet houden met verschillende kostenposten? Dan verdeel je het totaal budget best meteen over de onderdelen. De volgende stap is om offertes op te vragen, zodat je een duidelijker beeld hebt of jouw verdeling realistisch is. Indien nodig, kan je het budget in deze fase nog steeds aanpassen.

Heb je geen idee hoe je jouw budget moet opmaken? Aangezien je een last minute event organiseert, heb je niet veel tijd om de handigste app voor jou te zoeken. Maar dat is geen probleem, want je kan heel simpel en snel jouw budget opmaken in een Excel bestand. In dit bestand som je al jouw kosten en uitgaven op in verschillende rijen. Hierbij schrijf je duidelijk elk item op met een korte beschrijving en de geschatte kost. Achteraf zet je er best ook de werkelijke kost bij, omdat je zo kan opvolgen of iets meer of minder heeft gekost dan verwacht. Was een item toch duurder dan je had geschat? Dan moet je nagaan op welk ander item je kan besparen. Op deze manier zal je nooit boven je budget gaan.

Voorkom onaangename verrassingen en registreer alle uitgaven en verwachte kosten!

2. Prik een datum

Naast het bepalen van je budget, staat het prikken van een datum ook bovenaan de to-do-lijst. Of het nu gaat om een bedrijfslunch, personeelsfeest of een productpromotie, het vastleggen van de datum is echt wel een van de belangrijkste taken. Aangezien het gaat om een last minute event, is het eens zo belangrijk dat de datum snel bekend is. Zonder aanwezigen is er immers geen feest!

Heb je een datum vastgelegd? Communiceer hem dan zo snel mogelijk aan je genodigden. Dit kan wel pas gebeuren na stap 3, waarbij je op zoek gaat naar de meest geschikte locatie. Deze belangrijke informatie mag immers niet ontbreken op je uitnodiging. Toch geven we je graag alvast meer tips over het uitnodigen van je gasten. Gaat het om een kleine bedrijfslunch? Dan kan je jouw gasten snel uitnodigen door een e-mail te versturen. Organiseer je een groter event en mag het wat meer zijn? Laat dan een gepersonaliseerde uitnodiging ontwerpen! Deze kan je als affiches ophangen in het bedrijf, digitaal versturen via mail of traditioneel verzenden via de post. Op deze uitnodigingen schrijf je best een RSVP. Een RVSP is een verzoek onderaan je uitnodiging, waarbij je aan jouw genodigden vraagt om te laten weten of ze al dan niet aanwezig zullen zijn. 

Let op! Het gaat hier om een last minute event, dus als je een gepersonaliseerde uitnodiging wil laten ontwerpen, moet je iemand vinden die het zo kort dag zeker kan uitvoeren. Vermeld hierbij uitdrukkelijk de deadline waarop je jouw uitnodigingen wilt ontvangen. We geven je hieronder alvast enkele leuke ontwerpen voor professionele uitnodigingen.


Foto's: Pinterest

3. Zoek de meest geschikte locatie

Een volgende belangrijke stap is het zoeken naar een locatie. Als je de meest geschikte locatie zoekt, zijn er enkele belangrijke criteria waarover je moet nadenken. In welke gemeente wil je dat jouw event plaatsvindt? Voor hoeveel personen moet de locatie geschikt zijn? Zoek je een zaal met in-house catering of vrij van catering? Salino.be biedt je de mogelijkheid om te filteren op deze criteria én nog veel andere. Ben jij momenteel op zoek naar de meest geschikte locatie voor jouw evenement? Vul dan hier jouw wensen in en stel zeker je datum in. Zo vind je binnen een mum van tijd alle locaties die nog beschikbaar zijn! Heb je interesse in een of meerdere locaties? Dan kan je ze altijd om een vrijblijvende offerte vragen, zodat je weet of die feestzaal binnen jouw budget past.

Denk je eraan om een lunch te organiseren voor je personeel? Dan kan je dit ook in je bedrijf zelf laten doorgaan. Ook voor andere type events kan je eigen bedrijf een geschikte locatie zijn. Misschien beschikt jullie bedrijfspand over een prachtige hal, of kun je op een zomerse dag de tuin gebruiken? Met de nodige aanpassingen zorg je op jouw eigen locatie voor een geweldige belevenis.

Waar jouw bedrijfsevent ook zal doorgaan, er zijn enkele zaken in verband met de inrichting van de locatie waar je standaard over moet nadenken. Wat zijn bijvoorbeeld jouw wensen in verband met de aankleding van het pand? Mag het neutraal zijn en hoeft er dus niet veel veranderd te worden, of wil je juist een bepaalde sfeer creëren? Denk ook even na of je extra meubilair nodig hebt. Beschikt de locatie over tafels, stoelen en een bar, of moet je dit zelf voorzien? Je kan ervoor kiezen om de inrichting van de ruimte zelf in handen te nemen, maar je kan hier ook steeds een eventplanner voor inhuren.


Foto's links en rechts: De Serre
Foto's midden: Goldfish Industries

Lees hier de voordelen van samenwerken met een eventplanner


4. Vind de ideale foodpartners

Ook bij een last minute event, mag de perfecte foodpartner niet ontbreken. Denk je hierbij aan traditionele catering, of wil je eens iets nieuws proberen en een foodtruck huren? In dit artikel lees je alvast 5 redenen waarom een foodtruck op je bedrijfsevent een fantastisch idee is.

Net zoals locaties, biedt Salino.be je een handig overzicht van cateraars en foodtrucks. Hierbij kan je filteren op criteria zoals datum, aantal personen gemeente en type keuken. Bij het vragen van een persoonlijke offerte, kan je best jouw budget voor dit onderdeel vermelden. Zo heeft de cateraar/foodtruck meteen een idee van wat er al dan niet mogelijk is. Omdat jouw event last minute plaatsvindt, is het een uitdaging om de ideale foodpartner te vinden die nog beschikbaar is. Maar geen paniek, want Salino.be helpt bedrijven graag persoonlijk verder bij hun zoektocht! Ben je op zoek naar receptiehapjes, een volwaardige maaltijd of enkel een dessert? Rekening houdend met jouw wensen, zoeken wij snel de meest geschikte foodpartner voor jouw event en zorgen we voor een prijsvoorstel op maat. Daarnaast geniet je van een persoonlijke opvolging en advies. Je bedrijfsfeest plannen met Salino.be betekent een all round service!

Heb je al een foodpartner in gedachten en heb je geen hulp nodig bij je zoektocht? Dan geven wij je graag enkele tips, waar je zeker rekening mee moet houden voor je definitief boekt. Ten eerste is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over wat er inbegrepen is in de afgesproken prijs. Maken zij hiervoor 1 gerecht per persoon klaar, of zorgen ze voor een all you can eat formule gedurende een bepaald aantal uur? Zorgt de foodpartner enkel voor eten of ook voor drank? Ten tweede moet je zeker afstemmen met de cateraar of foodtruck wat zij voorzien van materiaal, en waar jij eventueel zelf voor moet zorgen. Denk hierbij aan bordjes, bestek, meubilair, enzovoort. Tenslotte is het belangrijk om te vragen wat deze foodpartner nodig heeft van voorzieningen. Bij een cateraar gaat dit vooral over keukenapparaten, terwijl een foodtruck vaak elektriciteit en water nodig heeft om de truck op aan te sluiten. Daarnaast is het bij het huren van een foodtruck ook belangrijk om te vragen naar de afmetingen van de truck. Je wilt immers niet dat zij aankomen op je event en dat de doorgang te smal is voor hen om verder te kunnen rijden.


Foto’s van links naar rechts: Burgers & Co - Booze Bazar - Mosa Mosa - BarSensa


5. Zorg voor sfeer

De volgende stap is om te zorgen voor wat sfeer tijdens het gebeuren zelf. Sfeer kan natuurlijk veel betekenen. Dit kan gaan van enkele lichtjes ophangen, tot het inhuren van een live-band. Het soort entertainment waar je best voor kiest, is afhankelijk van het type event dat je organiseert en het budget dat je hiervoor hebt bepaald.

Is jouw evenement kleinschalig en beperkt in tijd, zoals een lunch op het bedrijf? Of heb je gewoonweg niet veel budget opzij gelegd voor dit onderdeel? Dan kan je, zoals vermeld bij de vorige stap, zeker nadenken om een foodtruck te huren. Een foodtruck zorgt altijd voor extra gezelligheid. Bovendien valt dit qua budget eigenlijk mee onder het onderdeel foodcost. Daarnaast kan je voor sfeer zorgen door enkele lichtjes en/of decoratie op te hangen. Ook achtergrondmuziek door middel van een elektronisch apparaat te verbinden met een muziekbox, is altijd een succes.

Organiseer je een iets groter feest op een grotere locatie? Dan kan je op zoek gaan naar andere types entertainment. Hier vind je alvast een overzicht van mogelijk muziek & entertainment. Bij een dansfeest is achtergrondmuziek natuurlijk minder geschikt. Een DJ of live-band is daarentegen wel een goed idee. Als je een feest organiseert, vergeet dan zeker niet om te zorgen voor een dansvloer voor je feestvierders. Indien je een DJ, muzikant(e) of zanger(es) laat komen, zorg je best ook voor een podium. Zoals in stap 3 reeds vermeld, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van wat er allemaal aanwezig zal zijn op de locatie. Dit geldt uiteraard ook voor de licht- en geluidsinstallatie. Er is namelijk geen feestje zonder muziek!

Wil je graag dat jouw gasten een herinnering overhouden aan jouw event? Huur dan een fotograaf of videograaf, als je budget dit toelaat. Je kan er ook voor kiezen om een fotobooth te plaatsen. Een fotobooth is een camera die op een vaste plaats staat en automatisch foto’s neemt. Het leuke hieraan is dat de foto’s direct geprint worden, zodat de feestvierders deze meteen mee naar huis kunnen nemen. Bij de fotobooth kan je nog grappige props leggen zoals hoedjes, brillen, pruiken en tekstballonnen. Sfeer gegarandeerd!


Foto’s van links naar rechts: GetSomeWine - The Blue Birdie Photobooth - Sharingbox - CreaMundi Videograaf


6. Maak een draaiboek

De laatste stap bij het organiseren van een last minute event, is het maken van een draaiboek voor de dag zelf. Een draaiboek is een chronologisch overzicht waarin stap voor stap wordt beschreven welke taken er uitgevoerd moeten worden. Ook staat er in het draaiboek welke taak op welk tijdstip moet worden uitgevoerd, welke materialen hierbij nodig zijn en wie er verantwoordelijk is voor deze taak.

Het draaiboek bestaat standaard uit de volgende vier onderdelen:

  1. Omschrijving: hier schrijf je een korte omschrijving van de activiteiten die tijdens je event zullen plaatsvinden.
  2. Tijdstip: bij elke activiteit vermeld je het tijdstip van aanvang.
  3. Locatie: hier zet je de locatie van de verschillende activiteiten. Als de activiteiten op verschillende plaatsen doorgaan, kan je hier een plattegrond toevoegen.
  4. Contactinformatie: hierbij vermeld je de contactgegevens van de leveranciers (telefoonnummer, e-mailadres, enzovoort).

Waarom is een draaiboek zo belangrijk? Ten eerste krijgt iedereen die meehelpt aan je event een duidelijk overzicht van wie op welk moment welke taken op zich neemt. Daarnaast bevestigt het draaiboek gemaakte afspraken, waardoor tijdsmisvattingen van de baan blijven. Een draaiboek zorgt dan ook voor rust en ordelijkheid. Ben je door alle drukte de draad even kwijt? Pak je papieren erbij en je kan weer verder! Tot slot is het draaiboek cruciaal voor als jij, de organisator, de dag van het feest onverwachts afwezig bent. Een goed draaiboek zorgt ervoor dat een ander het evenement toch nog tot een succes kan maken.


Persoonlijke begeleiding en advies

Last minute een bedrijfsevent organiseren is veel werk, maar vaak ook bijzonder leuk. In korte tijd zet je een prachtig event neer! Kan je wat hulp gebruiken bij jouw zoektocht naar de meest geschikte foodpartner? Salino.be geeft je graag persoonlijke begeleiding en advies. Laat je nu begeleiden en zorg ervoor dat jouw last minute event een succes wordt!

Vraag persoonlijke begeleiding aan



Deel dit artikel:

E-mail Facebook WhatsApp


Ook interessant

Een trendy foodtruck op jouw feest, hoeveel kost dat nu eigenlijk?

Tips en Trends

Een duurzaam bedrijfsfeest: helemaal van deze tijd!

Tips en Trends