Last minute een bedrijfsevent organiseren. Hoe pak je dat aan?

Last minute een bedrijfsevent organiseren. Hoe pak je dat aan?

Tips en Trends

27/11/2023

Foto: De Frietbus, Wafels en Zo 

Wil je graag je personeel bedanken voor hun inzet en prestaties tijdens de afgelopen maanden, de teamrelaties verbeteren of een netwerkevent op poten zetten? Wat jouw reden ook is, in dit artikel leggen we je graag in 6 stappen uit hoe je de organisatie van een last minute bedrijfsevent het best aanpakt. 

1. Maak een budget op

Een budget opstellen voor je last-minute bedrijfseventis een essentiële eerste stap om je financiën op orde te houden. Dus laten we dat stap voor stap doen. Eerst en vooral, zorg dat je weet hoeveel geld je kunt besteden. Identificeer je financiële middelen en bepaal de limieten voor elke kostenpost - van de locatie en catering tot entertainment en decoraties. En hier komt het slimme deel: bouw een buffer in je budget voor onverwachte uitgaven.

Nu, laten we eens kijken naar het verdelen van dat budget. Bedenk wat het belangrijkste is voor je event en wees bereid om flexibel te zijn in je beslissingen, gezien de korte voorbereidingstijd. Als de locatie bijvoorbeeld de show steelt, zorg er dan voor dat je daar geen compromissen sluit. Bekijk zeker ook welke zaken je als bedrijf zelf kunt voorzien. Wie weet is die parkeerplaats of dat prachtige groene grasveld naast jouw kantoor wel de perfecte plek voor jouw last minute event? Dit idee bespaart jou aanzienlijk wat tijd en geld bij het zoeken naar een locatie.

Om het eenvoudig te houden, gebruik budgetbeheertools of een spreadsheet om je financiën netjes bij te houden. Zo blijf je altijd op de hoogte van je uitgaven en ontwijk je dat vervelende 'over budget' scenario. Was een item toch duurder dan je had geschat? Dan moet je snel nagaan op welk ander item je kunt besparen. Dus, met een slim budget en prioriteiten op orde, en met flexibiliteit als je bondgenoot, ben je helemaal klaar om je last-minute bedrijfsevent tot een groot succes te maken!


2. Prik een datum en nodig je gasten uit

Budget opgezet? Datum geprikt? Geweldig! Nu begint het echte feestplan! Of je nu een bedrijfslunch, personeelsfeest of productpromotie organiseert, zodra dat budget vaststaat en de datum op de kalender prijkt, kunnen we door naar de volgende stappen. Nu, laten we even stilstaan bij dat "last minute event." Snelheid is hier van cruciaal belang! Je wilt geen feestje geven zonder gasten, toch? Dus, zodra die datum in kannen en kruiken is, schreeuw het van de daken! Misschien niet letterlijk, maar communiceer hem zo snel mogelijk aan je genodigden. Oh, en onthoud dat je dit pas kunt doen nadat je stap 3 hebt voltooid, het vinden van de perfecte locatie.

Wat moet je nog meer op die blinkende uitnodiging van je vermelden? Eenvoudig: de naam van het event, de datum en tijd, en natuurlijk, waar het allemaal plaatsvindt. Als je van plan bent om iedereen te verrassen met een themafeestje of een dresscode, vermeld die info er dan zeker ook bij. Deel gerust het doel van het event, het programma en hoe mensen contact met je kunnen opnemen. Vergeet zeker ook het belang van snelle reacties niet - we moeten zo snel mogelijk weten wie er komt om efficiënt te plannen. Dus, voeg die kleine maar krachtige 'Répondez s'il vous plaît' (RSVP) informatie toe aan je uitnodiging. Het vertelt je gasten precies hoe en wanneer ze hun aanwezigheid moeten bevestigen.

Aangezien je een last minute event organiseert, is het snel versturen van de uitnodiging van groot belang. Je kiest dus best voor snelle communicatie kanalen zoals via email of andere kanalen zoals Slack of Teams. 


3. Zoek de meest geschikte locatie

Een volgende belangrijke stap is het zoeken naar een locatie. Als je de meest geschikte locatie zoekt, zijn er enkele belangrijke criteria waarover je moet nadenken. In welke regio wil je dat het event plaatsvindt? Voor hoeveel personen moet de locatie geschikt zijn? Wil je het indoor of outdoor laten plaatsvinden? Misschien wel op of naast het bedrijfsterrein? Zoek je een zaal met in-house catering of vrij van catering? Salino's indoor locaties bieden een breed scala aan keuzes. Of je nu op zoek bent naar een sfeervolle hoeve met rustieke charme, een elegant kasteel doordrenkt van karakter, een industriële fabriekshal met een moderne uitstraling, of een eigentijdse feestzaal met alle nodige voorzieningen, we hebben de perfecte setting voor jouw event. Onze indoor locaties combineren het comfort van binnenruimtes met de unieke charme van de locatie en zijn omgeving, wat je event een extra dimensie geeft. Voor wie graag een stijlvolle indoorlocatie wilt combineren met een prachtige buitenomgeving, bieden veel van onze locaties de unieke mogelijkheid om te genieten van zowel een prachtige binnenruimte als een adembenemende tuin.

Geniet je van natuur, open lucht, gezellige lichtjes en vuurkorven? Bingo! Wanneer je kiest voor een outdoor locatie kan je je creativiteit echt de vrije loop laten gaan! Het lijkt misschien ongebruikelijk in de winter, maar geloof ons, het kan een magische en knusse avond opleveren. Denk aan luxe tenten met een vleugje elegantie en alle moderne gemakken, die zorgen voor een unieke sfeer. Onze ultieme tip in het organiseren van een last minute bedrijfsfeest, is het kiezen voor een foodtruck event in op en lucht. Foodtrucks zijn flexibel en hebben vaak nog last minute beschikbaarheden, aangezien een foodtruck vaak meerdere feesten per dag kan voorzien van lekkers en gezelligheid. Je hoeft op die manier ook niet per se een externe locatie te huren. Denk dan aan de parking of het grasplein bij je kantoor. Zeker wanneer je met je last minute bedrijfsevent helaas geen waardige locatie meer kan strikken, beloven we je dat ook op deze manier je een enorm sfeervol event in elkaar kan steken. 

Wees bereid om flexibel te zijn met je locatiekeuze. Het kan zijn dat je eerste keuze niet beschikbaar is vanwege de korte termijn. Overweeg alternatieve locaties in dezelfde regio of buurt. Wil je graag ondersteund worden in de zoektocht naar de ideale locatie? Dan kan je rekenen op de Business Event Adviseurs van Salino


Foto's van links naar rechts: ArtHouse IchtegemPasta di Mamma, Wrap 'n Roll, The Rollin BurgerDe Frietbus,  Wafels en ZoWoestyne, De Hoorn

Lees ook: Laat je bedrijfsfeest buiten schitteren! 


Vind de ideale locatie met de hulp van Salino's persoonlijke begeleiding


4. Vind de ideale foodpartners

Ook bij een last minute event, mag de perfecte foodpartner niet ontbreken. Kies je voor de culinaire finesse van een cateraar, of ga je voor de gezellige foodtruck ervaring?  In dit artikel lees je alvast 5 redenen waarom een foodtruck op je bedrijfsevent een fantastisch idee is.

Denk aan wat voor eten en drank je wilt serveren: een stijlvol walking dinner met smakelijke hapjes, een uitgebreid diner met verfijnde gerechten, of misschien een levendige mix van verschillende foodtrucks? Tegenwoordig kunnen foodtrucks je event ook op smaak brengen met pizza uit houtovens, sissende barbecues, sfeervolle OFYR's, of grillmeesters die ter plekke de lekkerste gerechten bereiden. De mogelijkheden zijn eindeloos! En laten we de drank niet vergeten! Ga je voor sprankelende bubbels, originele mocktails die de smaakpapillen prikkelen, of omvergeblazen cocktails die een feestelijke sfeer brengen? Wat je ook kiest, de juiste drankjes voegen een extra laag plezier en genot toe aan je event, of je nu kiest voor een drankentruck of een dranken cateraar. Net zoals locaties, biedt Salino je een handig overzicht van cateraars en food- of drankentrucks. Je bedrijfsfeest plannen met Salino betekent een all-around service! Tijdens het maken van je keuze van leverancier kan je op het Salino platform enkele belangrijke criteria selecteren zoals de datum, het aantal personen, de gemeente en het type keuken. Merk je dat het een uitdaging is om last minute nog de ideale food- & drinkpartner te vinden? Geen stress, want Salino helpt bedrijven graag persoonlijk verder bij hun zoektocht! 



Foto's van links naar rechts: Burgers & co,  Salons Van DijckBaroeutraiteur De Wolf


Foodtrucks                                 Cateraars                                Drankentrucks                        


5. Zorg voor sfeer en entertainment

De volgende stap is om te zorgen voor wat sfeer tijdens het bedrijfsevent zelf. Sfeer kan natuurlijk veel betekenen. Dit kan gaan van enkele lichtjes ophangen, tot het inhuren van een live-band. Het soort entertainment waar je best voor kiest, is afhankelijk van het type event dat je organiseert en het budget dat je hiervoor hebt bepaald.

Is jouw event kleinschalig en beperkt in tijd, zoals een lunch op het bedrijf? Dan kan je, zoals vermeld bij de vorige stap, zeker nadenken om een foodtruck te huren. Een foodtruck zorgt altijd voor extra gezelligheid en amusement op een event. Daarnaast kan je voor sfeer zorgen door enkele lichtjes en/of decoratie op te hangen. Ook achtergrondmuziek door middel van een gsm of laptop te verbinden met een muziekbox, is altijd een succes. Misschien kan je het personeel de vrijheid geven om met z'n allen een afspeellijst samen te stellen die dan tijdens het event wordt afgespeeld? Zo verhoog je de betrokkenheid en is er voor ieder wat wils!

Organiseer je een iets groter feest op een grotere locatie? Dan kan je op zoek gaan naar andere types entertainment. Bij een dansfeest is achtergrondmuziek gedurende het hele feest natuurlijk minder geschikt. Een DJ of live-band is daarentegen wel een leuk idee. Indien je een DJ, muzikant(e) of zanger(es) laat komen, denk je best ook even na of deze ergens op een centrale plek of een podium kan performen. Het is belangrijk om na te gaan bij je locatie welke materialen, aansluitingen en voorzieningen er aanwezig zijn en welke je zelf nog moet voorzien. Dit geldt uiteraard ook voor de licht- en geluidsinstallatie. 

Wil je graag dat jouw gasten een herinnering overhouden aan jouw event? Huur dan - als je budget het toelaat - een fotograaf of videograaf in. Je kan er ook voor kiezen om een fotobooth te plaatsen. Een fotobooth is een camera die op een vaste plaats staat en automatisch foto’s neemt. Het leuke hieraan is dat de foto’s direct geprint worden, zodat de feestvierders deze meteen mee naar huis kunnen nemen. Bij de fotobooth kan je nog grappige props leggen zoals hoedjes, brillen, pruiken en tekstballonnen. Sfeer gegarandeerd!

Benieuwd naar welke entertainers er nog beschikbaar zijn voor jouw last minute bedrijfsevent? Neem dan contact op met Salino's Business Event Adviseurs en wij helpen je in je zoektocht naar de beschikbare materialen, muzikanten, fotografen of andere entertainers om jouw event compleet te maken.


Muziek en entertainment partners


6. Maak een draaiboek

De laatste stap bij het organiseren van een last minute event, is het maken van een draaiboek voor de dag zelf. Een draaiboek is een chronologisch overzicht waarin stap voor stap wordt beschreven welke taken er uitgevoerd moeten worden. Ook staat er in het draaiboek welke taak op welk tijdstip moet worden uitgevoerd, welke materialen hierbij nodig zijn en wie er verantwoordelijk is voor deze taak.

Het draaiboek bestaat standaard uit de volgende vier onderdelen:

  1. Omschrijving: Hier schrijf je een korte omschrijving van de activiteiten die tijdens je event zullen plaatsvinden.
  1. Tijdstip: Bij elke activiteit vermeld je het tijdstip van aanvang.
  1. Locatie: Hier zet je de locatie van de verschillende activiteiten. Als de activiteiten op verschillende plaatsen doorgaan, kan je hier een plattegrond toevoegen.
  1. Contactinformatie: Hierbij vermeld je de contactgegevens van de leveranciers (telefoonnummer, e-mailadres, enzovoort) en eventuele andere belangrijke partijen. 

Waarom is een draaiboek zo belangrijk? Ten eerste krijgt iedereen die meehelpt aan je event een duidelijk overzicht van wie op welk moment welke taken op zich neemt. Daarnaast bevestigt het draaiboek gemaakte afspraken, waardoor tijdsmisvattingen van de baan blijven. Een draaiboek zorgt voor rust en ordelijkheid, zeker bij een last minute bedrijfsfeest kan dit heel wat chaos en stress voorkomen. Ben je door alle drukte de draad even kwijt? Pak je papieren erbij en je kan weer verder! Tot slot is het draaiboek cruciaal voor als jij, de organisator, de dag van het event onverwachts afwezig bent. Een goed draaiboek zorgt ervoor dat je vervanger het event toch nog tot een succes kan maken.


Persoonlijke begeleiding en advies

Last minute een bedrijfsevent organiseren kan wel wat werk met zich meebrengen, maar het is vaak ook bijzonder leuk en verrassend! In korte tijd zet je een prachtig event neer! Kan je wat hulp gebruiken bij je zoektocht naar de meest geschikte locatie, foodpartner, entertainers of materialen? Salino geeft je graag persoonlijke begeleiding en advies. Laat je nu begeleiden en zorg ervoor dat jouw last minute event een succes wordt!


Vraag persoonlijke begeleiding aan



Deel dit artikel:

E-mail Facebook WhatsApp


Ook interessant