Last minute een bedrijfsevent organiseren. Hoe pak je dat aan?

Tips en Trends

Foto: TIO3

Door de drukte op kantoor is het je helemaal ontgaan: het jaarlijkse personeelsfeest. Aan jou de taak om in recordtijd een bedrijfsevent te organiseren! Of misschien hebben jullie heel hard gewerkt aan een nieuw product en wil je dat zo snel mogelijk presenteren. Er kunnen meerdere redenen zijn waarom je last minute een bedrijfsevent moet organiseren. Maar hoe pak je dat concreet aan?

Begin met een datum te prikken!

Helemaal bovenaan de to-do-lijst staat het prikken van een datum voor je bedrijfsevent. Of het nu gaat om een personeelsfeest, jubileum, seminarie of productpromotie, het vastleggen van een datum is echt wel een van de belangrijkste taken. Zonder gasten is er immers geen feest! Hoe langer je wacht met een datum vast te leggen, hoe groter de kans dat jouw bedrijfsevent niet meer in de agenda van je genodigden past. Leg daarom eerst een datum vast en ga dan pas kijken wat er op die dag mogelijk is van locatie, catering, enzovoort.

Op zoek naar een locatie

Een volgende belangrijke stap in het last minute organiseren van je bedrijfsevent, is het zoeken naar een locatie. Veel feestzalen, restaurants en landgoederen worden namelijk al vroeg geboekt. Lukt het je niet meer om de perfecte locatie te vinden? Overweeg dan zeker om het event in je bedrijf zelf te houden! Misschien beschikt jullie bedrijfspand over een prachtige hal, of kun je op een zomerse dag de tuin gebruiken. Met de juiste aanpassingen en handigheidjes organiseer je op jullie eigen locatie een geweldig bedrijfsfeest.


Foto's: The Egg Brussels

Event in je eigen bedrijf: wat mag je niet vergeten?

Bij het organiseren van een bedrijfsevent op eigen locatie moet je aan meerdere zaken denken. Om je op weg te helpen, vind je hieronder een checklist met de belangrijkste aandachtspunten:

  • Prik een datum
  • Maak een uitnodiging met RSVP
  • Bepaal in welke ruimte(s) het feest zal plaats vinden
  • Vraag indien nodig een vergunning aan
  • Bedenk een passend programma 
  • Huur een cateraar of foodtruck in 
  • Stem af met de cateraar of foodtruck wat zij voorzien, en waar jij zelf voor moet zorgen
  • Liever zelf cateren? Denk dan ook aan voldoende koelruimte, een tapbierkoppeling en wat je kunt doen in geval van een tekort of overschot aan drank
  • Ga op zoek naar een DJ/live-band/andere vorm van entertainment
  • Techniek: maak een licht- en geluidsplan. Is een aggregaat nodig?
  • Creëer een podium en/of dansvloer
  • Is er voldoende sanitair aanwezig? Huur eventueel mobiele toiletten
  • Controleer de watertoevoer- en afvoer (bij buitenfeest/mobiele toiletten)
  • Kies je voor een bewaakte of open garderobe?
  • Maak een veiligheidsplan (BHV’ers, aanwezigheid AED, vluchtroute)
  • Kijk na voor welk meubilair je zelf moet zorgen (statafels, stoelen, bar)
  • Denk na over de aankleding van het pand
  • Maak een plattegrond 
  • Plan de logistieke uitvoering (aankomst leveranciers, opbouw tent, parkeerplaatsen)
  • Inventariseer het aantal aanmeldingen en geef dit door aan de catering of foodtruck
  • Zorg voor een fotograaf of videograaf om herinneringen vast te leggen 

Houd je budget in de gaten!

Juist bij het last minute organiseren van een bedrijfsfeest is het belangrijk om de kosten goed bij te houden. In alle haast verlies je het budget immers gemakkelijk uit het oog! Voorkom verrassingen en registreer alle uitgaven en verwachte kosten. Op deze manier kan je tijdig ingrijpen als je het budget dreigt te overschrijden.

Maak een draaiboek

Elk event heeft een draaiboek nodig: een chronologisch overzicht van alle afspraken en plannen. Ook staan er telefoonnummers in van leveranciers, routebeschrijvingen, een evacuatieplan en nog veel meer. Waarom is een draaiboek zo belangrijk?

  • Iedereen die meehelpt aan je bedrijfsevent krijgt duidelijkheid over wie op welk moment welke taken op zich neemt.
  • Het draaiboek bevestigt gemaakte afspraken, zodat tijdsmisvattingen van de baan blijven!
  • Een draaiboek geeft rust. Weet je het even niet meer? Pak de papieren erbij en je kan weer verder. 
  • Ben jij als eventmanager onverwachts afwezig? Een goed draaiboek zorgt ervoor dat een ander het feest toch nog tot een succes kan maken. 


Begeleiding en advies

Last minute een bedrijfsevent organiseren is veel werk, maar vaak ook bijzonder leuk: in korte tijd zet je een prachtig event neer! Kan je wel een beetje hulp gebruiken bij de organisatie? Salino maakt het zoeken naar de geschikte cateraar, foodtruck of locatie een stuk eenvoudiger.


Vul dit formulier in en vraag persoonlijke begeleiding aan!


Deel dit artikel:

E-mail Facebook Pintrest

Feest! Leuk dat je hier bent.

Op de feestblog van Salino geven we je dagelijks tips & inspiratie om de belangrijke momenten te vieren. Een verjaardag vieren, je droom trouwdag plannen, een babyborrel organiseren of een lentefeest geven: bij elke grote stap die je zet in het leven, is Salino erbij.

Klaar om te beginnen met het plannen van jouw feest? Dan is Salino waar je moet zijn: laat onze eventleveranciers je inspireren en contacteer diegene die bij jou past.

Start hier je zoektocht naar de perfecte eventleveranciers

Volg ons op Instagram