Wat je intern event onthult over je bedrijfscultuur

Een intern event lijkt op het eerste gezicht vooral een moment waarop medewerkers elkaar ontmoeten buiten de dagelijkse werkcontext. Maar volgens Elke Geraerts, doctor in de psychologie en oprichter van Better Minds, kan zo’n bijeenkomst veel meer blootleggen.

Wie zoekt verbinding? Wie neemt initiatief? Wie voelt zich gewaardeerd? En welk gedrag tonen leiders wanneer ze niet in een klassieke vergadering of teammeeting zitten?

“Een event kan veel meer zijn dan een leuke dag”, zegt Elke. “Het kan een moment zijn waarop je mensen iets laat ervaren van de cultuur die je als organisatie belangrijk vindt.”

Een sterk intern event brengt dus niet alleen mensen samen. Het maakt ook voelbaar hoe een organisatie met haar medewerkers wil omgaan.

De mens leert in contact met anderen

Elke kijkt vanuit haar achtergrond in de psychologie en haar werk rond welzijn, zelfleiderschap en organisatiecultuur naar interne events. Voor haar begint de betekenis van zo’n moment bij een fundamenteel gegeven: mensen zijn sociale wezens.

“We leren door sociale interactie”, zegt ze. “En heel veel van de soft skills die alleen maar belangrijker worden, ontwikkel je net in contact met anderen.”

Dat belang neemt volgens haar alleen maar toe nu artificiële intelligentie steeds meer harde vaardigheden overneemt. Kennis verwerken, informatie analyseren of bepaalde taken uitvoeren: machines worden daar steeds beter in. Maar luisteren, samenwerken, empathie tonen, omgaan met verschillen en vertrouwen opbouwen blijven menselijke vaardigheden.

“Die soft skills ontwikkel je niet wanneer je thuis op je eentje achter een scherm zit. Daarvoor heb je contact met andere mensen nodig.”

Dat maakt de werkplek, maar ook interne events, relevant. Op een event worden medewerkers uit hun dagelijkse rol gehaald. Ze zitten niet noodzakelijk naast hun vaste collega’s, spreken elkaar in een andere context en krijgen de kans om andere kanten van elkaar te leren kennen.

Maar die kans benutten is niet vanzelfsprekend.

Mensen samenbrengen is niet hetzelfde als verbinding creëren

Veel bedrijven organiseren een barbecue, personeelsfeest of teambuilding met de bedoeling om collega’s dichter bij elkaar te brengen. Zeker in organisaties met verschillende afdelingen, locaties of personeelsgroepen klinkt dat logisch.

Toch blijft iedereen op zo’n moment gemakkelijk binnen zijn vertrouwde kring. Collega’s zoeken de mensen op die ze al kennen. Teams vormen opnieuw kleine groepjes. De klassieke silo’s verplaatsen zich gewoon naar het eventterrein.

Dat hoeft niet verkeerd te zijn. Niet iedereen moet tijdens een event met onbekenden in gesprek gaan. Maar wanneer een organisatie bewust verbinding over teams heen wil stimuleren, kan ze niet enkel hopen dat dit vanzelf gebeurt.

“De vraag is: blijven mensen tijdens het event bij hun eigen team staan? Of kun je hen op een bepaalde manier triggeren om ook met anderen te connecteren?”

Volgens Elke ligt de oplossing niet in mensen verplicht met elkaar mengen. Willekeurig tafels samenstellen of medewerkers een hele avond naast iemand plaatsen met wie ze niets gemeenschappelijk voelen, kan net ongemakkelijk worden.

“Je moet die middenlijn durven bewandelen. Het mag niet geforceerd worden.”

Een event moet dus niet noodzakelijk zoveel mogelijk ontmoetingen organiseren. Het moet vooral de juiste omstandigheden creëren voor ontmoetingen die anders misschien niet zouden plaatsvinden.

Verbinding begint bij nieuwsgierigheid

Eén van de meest concrete manieren om dat te doen, is nieuwsgierigheid uitlokken.

Tijdens een vierdaags internationaal event van Porsche in Frankfurt stond “connection” centraal. Medewerkers uit verschillende landen werden samengebracht rond een thema dat bewust niet draaide rond technologie, productiviteit of artificiële intelligentie, maar rond de menselijke connectie.

Tijdens haar keynote vroeg Elke de deelnemers om naar hun buurman te stappen. Ze moesten een ongewone vraag stellen of iets delen wat ze normaal niet meteen met iemand zouden delen. De opdracht zou twee minuten duren.

“Het werden er twaalf voor ik ze terug stil kreeg”, vertelt ze. “Je zag mensen lachen, verbaasd zijn en nieuwsgierig worden. Een heel eenvoudige vraag veranderde plots de energie in de zaal.”

Dat voorbeeld illustreert volgens haar hoe weinig er soms nodig is om een andere dynamiek te creëren. Mensen hebben niet altijd een spectaculair programma nodig. Soms hebben ze vooral een aanleiding nodig om uit hun automatische gedrag te stappen.

Elke ervoer dat ook zelf tijdens een gesprek met iemand die voor de Maltese overheid werkte. Zijn uitgesproken Britse accent en de voetbalshirts in zijn kantoor maakten haar nieuwsgierig. Ze vroeg hem naar zijn link met Malta en ontdekte dat hij de communicatieman van Manchester United was. In Malta bleek een grote fanclub van de Engelse voetbalclub te bestaan.

“Het was maar een klein gesprek, maar ik ga die man nooit meer vergeten. Ik dacht: wat een fijne start van mijn dag.”

Op een event blijft het volgens haar vaak bij oppervlakkige smalltalk omdat mensen geen tijd nemen om een tweede vraag te stellen. Ze blijven bij de eerste indruk of keren terug naar hun vertrouwde groep.

Een organisatie kan daar subtiel richting aan geven. Niet door elk gesprek te regisseren, maar door kleine impulsen te voorzien die mensen uitnodigen om elkaar op een andere manier te bekijken.

Bij Katoen Natie gebeurt dat bijvoorbeeld tijdens leiderschapstrajecten met deelnemers met meer dan honderd verschillende nationaliteiten. Deelnemers worden gevraagd om iets uit hun land mee te brengen. Vaak is dat eten, maar het effect gaat veel verder dan samen proeven.

Mensen vertellen over hun afkomst, hun gewoontes of een verhaal dat anderen nog niet kennen. De anderen stellen vragen en er ontstaat een gesprek dat niet vertrekt vanuit functie, hiërarchie of afdeling.

“Mensen bloeien dan vaak open omdat ze iets kunnen vertellen waar niemand anders iets van weet. De connectie ontstaat bijna vanzelf.”

Waardering moet voelbaar worden

Naast verbinding ziet Elke nog een tweede belangrijke rol voor interne events: ze kunnen een moment zijn waarop organisaties hun waardering expliciet maken.

Dat gebeurt niet automatisch door een goed programma, een mooie locatie of een uitgebreid diner. Medewerkers moeten ook begrijpen waarom het event georganiseerd wordt en welke plaats zij daarin innemen.

Tijdens het Porsche-event nam de CEO bewust de tijd om de vierdaagse bijeenkomst te openen. Hij bedankte de medewerkers uitvoerig en maakte duidelijk dat het event er niet zou zijn zonder hun bijdrage.

“Hij nam echt de tijd om te zeggen: zonder jullie zouden we hier niet zitten. Het werd bijna ongemakkelijk, maar op een mooie manier.”

Net daarin zit volgens Elke het verschil tussen een event dat gewoon doorgaat en een event dat betekenis krijgt. Waardering moet niet impliciet blijven. Wanneer een organisatie haar medewerkers wil bedanken, mag ze dat ook letterlijk zeggen.

“Het gaat vaak over het expliciet maken van de dankbaarheid en waardering die je voor mensen hebt.”

Dat vraagt geen lange speech of grote woorden. Wel oprechtheid en duidelijkheid. Waarom zijn we hier? Wat hebben onze medewerkers mogelijk gemaakt? Waarom vinden we het belangrijk om hiervoor tijd vrij te maken?

Wanneer een event die context meekrijgt, wordt het meer dan een ontspanningsmoment. Medewerkers ervaren dan niet alleen dat er iets voor hen georganiseerd wordt, maar ook dat hun aanwezigheid en bijdrage ertoe doen.

Leiderschap zit niet alleen in de speech

Of die boodschap geloofwaardig overkomt, hangt dan weer sterk samen met het gedrag van leiders.

Een leidinggevende kan tijdens de opening spreken over verbinding en waardering, maar medewerkers zullen vooral kijken naar wat er daarna gebeurt. Stapt de leider zelf uit de vertrouwde kring? Maakt die tijd voor verschillende mensen? Spreekt die ook met collega’s die minder zichtbaar zijn?

“Een leider kan op zo’n event veel meer een rolmodel zijn.”

Als een organisatie wil dat medewerkers over teams heen contact zoeken, moeten leiders dat gedrag zelf tonen. Wie de hele avond bij dezelfde favoriete collega’s blijft staan, maakt de boodschap minder geloofwaardig.

Leiderschap wordt ook zichtbaar in wat iemand niet doet. Een leidinggevende die zich tijdens een event misdraagt, grenzen overschrijdt of zich niet aan dezelfde verwachtingen houdt als andere medewerkers, kan veel frustratie veroorzaken.

“Het gaat niet alleen over welk gedrag je wel toont, maar ook over welk gedrag je bewust niet toont.”

Een event biedt daardoor een heel directe spiegel. In een formele meeting kunnen waarden gemakkelijk worden uitgesproken. Tijdens een informele bijeenkomst worden ze zichtbaar in kleine keuzes: met wie iemand praat, hoe iemand luistert, hoe iemand reageert en hoeveel ruimte iemand aan anderen geeft.

Een event versterkt wat al aanwezig is

Daarbij hoort ook een belangrijke waarschuwing. Een intern event kan waardering, verbinding en vertrouwen versterken, maar het kan geen ongezonde bedrijfscultuur wegwerken.

Wanneer er weinig veiligheid of waardering is binnen een organisatie, zal een barbecue dat niet plots oplossen. Mensen kunnen tijdens het event zelfs verdergaan met de dynamieken die al bestaan: ze blijven in hun eigen silo, praten over andere teams of bevestigen elkaars frustraties.

“Een event kan een cultuur waarin er weinig waardering is niet één keer per jaar helemaal fixen”, zegt Elke. “Het kan soms zelfs een contraproductief effect hebben.”

In zo’n situatie moet een organisatie eerst bekijken wat er structureel nodig is. Workshops, leiderschapsbegeleiding, bemiddeling of een duidelijker beleid rond waardering kunnen dan meer betekenen dan één groot personeelsfeest.

Een event kan wel een onderdeel zijn van een bredere verandering. Maar dan moet het niet doen alsof één dag voldoende is. Het moet aansluiten bij de cultuur die een organisatie doorheen het jaar wil bouwen.

Wat blijft er over op maandagochtend?

Bij Better Minds kijken ze daarom niet alleen naar wat er tijdens een event gebeurt. Ook de dagen erna geven belangrijke signalen.

Tijdens een recente tweedaagse kwam een aantal medewerkers binnen met zorgen en moeilijke ervaringen. Bij de check-in deelden ze open wat er speelde. Tegen het einde van het event was de energie helemaal veranderd.

Een medewerkster die kort voordien haar vader had verloren, vertelde dat zij eerst gewoon aanwezig wilde zijn. Uiteindelijk had zij zich volledig kunnen uitdrukken en zichzelf kunnen zijn. Op maandagochtend stuurde zij dat zij opgeladen was en blij dat zij erbij was geweest.

Ook kleinere signalen maken volgens Elke duidelijk dat er iets in beweging is gekomen. Collega’s helpen elkaar spontaner, delen sneller kennis en nemen meer energie mee naar de werkweek.

Zoals Elke die vertelde dat typen op haar laptop zo traag ging, waarna een collega haar de week nadien een handige app doorstuurde.

“Dat zijn de kleine dingen waaraan je merkt dat mensen elkaar meer gaan helpen en meer met elkaar bespreken.”

De impact van een intern event zit dus niet noodzakelijk in de grootste activiteit of het meest indrukwekkende programma. Ze zit in de manier waarop mensen elkaar bekijken, in de waardering die uitgesproken wordt en in het gedrag dat leiders zichtbaar maken.

Een sterk intern event brengt niet alleen mensen samen. Het laat medewerkers ook ervaren welke cultuur een organisatie wil uitbouwen, en hoe ze daarin zelf een plaats hebben.