Hoe boek je een trouwlocatie? En wat gebeurt er na het boeken?
Tips en Trends
05/02/2024
Locatie op de foto: Fonteinhof
En dan is het zover. Jullie hebben een droomlocatie gevonden voor jullie trouwfeest. Tijd om de locatie vast te leggen! Maar hoe verloopt dat? En wat zijn de volgende stappen? Hieronder overlopen we de belangrijkste stappen rond het boeken van de trouwlocatie. Onderaan dit artikel vind je een concreet voorbeeld van hoe dat proces kan verlopen – van offerteaanvraag en boeking, tot de planning van jullie trouwfeest in samenwerking met de locatiemanager. Daarvoor gingen we opnieuw ten rade bij Michiel Reyskens van het Fonteinhof in Limburg.
Nog op zoek? Ontdek de mooiste locaties in Vlaanderen!
1. Voor het tekenen: Zet alles op papier
Het spreekt voor zich, maar zorg ervoor dat jullie alle afspraken duidelijk op papier hebben staan. Van kosten tot de inbegrepen service (denk aan het menu, personeel, decoratie, …): met concrete afspraken weten zowel jullie als de locatiemanager waar jullie aan toe zijn.
Algemene voorwaarden
Neem de algemene voorwaarden, de huisregels en het overzicht met de afspraken goed door voor jullie iets ondertekenen. Dit is hét moment om alle puntjes grondig te overlopen en af te toetsen wat nog gewijzigd, verwijderd of toegevoegd moet worden.
Betaling trouwlocatie
Een van die belangrijke afspraken is de betalingsregeling. Wanneer betalen jullie het voorschot? En wanneer volgt de rest van de betaling? Verschillende locaties treffen andere regelingen omtrent de afrekening: zorg dat jullie daarover goed geïnformeerd zijn.
2. Contactpersoon
Spreek goed af wie jullie contactpersoon is. Bij voorkeur is die persoon ook op de grote dag bereikbaar of – beter nog – aanwezig. Bespreek wie die rol overneemt als de locatiemanager ziek of onbeschikbaar is op jullie trouwdag.
3. Neem een optie/boek de locatie
Als jullie beslissing definitief is, leg je de boeking vast. In sommige gevallen neem je beter eerst een optie, bijvoorbeeld als je nog wat praktische zaken wilt aftoetsen met je cateraar of andere leveranciers.
Houd rekening met de deadline van een optie. Meestal heb je slechts een aantal weken de tijd voor je optie vervalt.
4. Na het boeken: Begin op tijd met voorbereiden
Van het plannen van de burgerlijke trouw tot het contacteren van je cateraar en het ontwerpen en verzenden van de uitnodigingen: begin ruim op tijd met alle praktische voorbereidingen. Een locatie tijdig vastleggen is een cruciale eerste stap, maar zeker niet de laatste stap in het organisatieproces.
Michiel kan dat bevestigen. ‘Iets waar koppels vaak over struikelen, is de tijdlijn. Het is hen vaak niet meteen duidelijk wanneer ze wat moeten doen. Wanneer moet de burgerlijke trouw plaatsvinden? Wanneer contacteer ik de leveranciers?’ Het Fonteinhof is een van de trouwlocaties die huwelijksparen daarin deels bijstaan.
Een eventplanner voor je grote dag? Maak kennis met onze favoriete wedding planners!
Trouwburo Karo, Madeline Events, Blender Events, Con Mio
5. Optie: Extra locatiebezoek (met eventleveranciers)
Het kan erg handig zijn om de locatie samen met je eventleveranciers te bezoeken. Plan bijvoorbeeld een bezoekje met je weddingplanner (als die er nog niet bij was bij je eerste bezoek), cateraar, fotograaf of bloemist.
Bekijk samen de mogelijkheden die de locatie biedt. Zo’n bezoek plan je best ruim op voorhand in. Verzeker ook dat de locatie niet in gebruik is door andere feestvierders.
Michiel geeft een belangrijke tip mee: ‘Ga een jaar voor het trouwfeest, of toch minstens in hetzelfde seizoen als het trouwfeest, al eens kijken naar de trouwlocatie. Zo krijg je een beeld van hoe de natuur rondom je locatie er uitziet in die periode en welke sfeer de trouwlocatie uitstraalt. Zo’n afspraak plannen wij altijd in.’
Lees ook: Hoe bereid je jezelf voor op een bezoek aan een trouwlocatie?
6. Optie: menu testen
Maken jullie gebruik van de in-house-catering? Vraag dan naar de mogelijkheid om het menu (of de verschillende menu-opties) uit te testen tijdens een proefdiner. Zo kun je eventuele voorkeuren en aanpassingen aan het feestmenu tijdig doorgeven.
Toch liever een eigen cateraar? Lik je vingers af bij ons smakelijke aanbod
7. Nodige info voor de locatiemanager
Afhankelijk van de locatie en de reeds gemaakte afspraken kan de locatiebeheerder enkele maanden voor het feest nog wat informatie nodig hebben. Bijvoorbeeld…
- Aantal gasten. Informeer ook naar de mogelijkheden om af te wijken van het opgegeven gastenaantal en eventuele extra kosten die komen kijken bij een extra genodigde.
- Tafelschikking. Wie zit waar? Hoeveel gasten per tafel?
- Indeling ruimte. Waar komt de dansvloer? Hoe positioneer je de tafels?
- Start van de voorbereidingen. Wanneer beginnen jullie graag met het decoreren van de ruimte?
- Opleveren van de locatie. Wanneer verlaten jullie de locatie? In welke staat laten jullie de binnen- en buitenruimtes achter?
- Voorzieningen. Een podium, elektrische voorzieningen, een muziekinstallatie, een aparte ruimte voor de muzikanten, een vestiaire…
Informeer de locatiemanager zo volledig mogelijk over jullie noden en wensen.
Praktijkvoorbeeld: zo verloopt een boeking bij het Fonteinhof
Hoe een boeking (en het daarop volgende proces) verloopt, verschilt van trouwlocatie tot trouwlocatie. Toch is het fijn om een concreet beeld te hebben van hoe zo’n boeking nu eigenlijk verloopt. Daarom gingen we speciaal voor jou ten rade bij Michiel, de locatiemanager van het Fonteinhof in Limburg.
‘Ik probeer mensen de dag van de aanvraag zelf nog te bereiken om hen alle nodige informatie te bezorgen. In dat gesprek pols ik ook naar de wensen en verwachtingen van het koppel,’ vertelt Michiel. ‘Een drie- tot viertal weken later leggen we een afspraak vast om te komen kijken.’
‘Binnen de 24 uur na hun bezoek ontvangen zij een offerte. Ik focus me daarvoor op een maximum prijs. We proberen de mensen niet te overtuigen met een laag prijsvoorstel, maar richten eerder op een hoog bedrag. Dat kunnen we nog altijd terugschroeven,’ vertelt hij.
‘Pas na het bezoek en het ontvangen van de offerte krijgen ze een gratis optie op een reservatie. Die blijft 3 weken geldig.’
‘Daarna begint het over-en-weer mailen over aanpassingen en bijvoorbeeld een extra bezoek met de ouders. Zo’n bezoeken plannen we zo snel mogelijk in.’
Michiel benadrukt dat: ‘Zelfs als de bruiloft pas over 18 maanden plaatsvindt, gaan we 4 à 6 weken na de boeking al samen aan tafel zitten. Een deel van onze service is het uitschrijven van de dagplanning voor het hele weekend.’ [Het Fonteinhof werkt met weekendformules waarbij koppels de trouwlocatie voor 2 à 3 dagen huren, nvdr]
‘Ook de gedeelten van het feest die niet op onze locatie doorgaan, nemen we op in de dagplanning.’ Hij geeft enkele voorbeelden: ‘Hoe laat moeten ze ’s morgens beginnen met voorbereiden? Wanneer wordt de trouw wettelijk vastgelegd?’
‘Ik bezorg het koppel ook de menu’s van de verschillende traiteurs waarmee wij samenwerken en leg hun voorkeuren vast. Zo kunnen we die op tijd reserveren, of een proefdiner inplannen.’
‘We zijn geen volledige weddingplanners, maar voorzien wel een soort “wedding planning light”;’ kadert de locatiemanager. ‘Meegaan naar de bloemist om de kleur van de bloemstukken te matchen met het kleurpalet van de uitnodigingen, doe ik niet,’ lacht hij. ‘Maar een dagplanning opstellen, de samenwerking met leveranciers opvolgen en een proefdiner organiseren, dat wel.’
‘Alles samen heb ik een vijftal afspraken met het koppel voor de uiteindelijke trouwdatum,’ rekent hij. ‘De laatste meeting vindt zo’n 4 tot 6 weken voor het trouwfeest plaats. Daar zijn niet enkel ikzelf, maar ook de ceremoniemeester (vaak mijn vrouw), de traiteur, de dj of muzikanten en de andere betrokken partijen aanwezig.’
‘Op die manier is alles al een maand voor het feest geregeld. Het enige wat het koppel nog moet doen, is hun persoonlijke spullen naar onze locatie brengen en mij zicht geven op de tafelschikking en het gastenaantal. Dat zorgt niet enkel voor een meer ontspannen trouw voor het koppel. Het verzekert ook voor dat ik en mijn team voorbereid zijn om het feest piekfijn te laten verlopen.’
Bijna klaar om jullie trouwlocatie te boeken? Onderstaande artikels bieden nuttige inzichten om jullie goed op weg te helpen!
Trouwlocatie: 8 aandachtspunten voor het begin van je zoektocht
9 tips om een trouwlocatie binnen je budget te vinden
Checklist: Hoe bereid je jezelf voor op een bezoek aan een trouwlocatie?
Deel dit artikel:
