Tips om van je bedrijfsevent een succes te maken

Je team heeft iets te vieren, je hebt een nieuw product gelanceerd of je zamelt geld in voor het goede doel? Allemaal fantastische redenen om een bedrijfsevenement te organiseren. Hoe je er juist aan begint en waarop je allemaal moet letten? Dat lees je hieronder.

1. Bepaal het doel van je event

Voor je aan de slag gaat, is het heel belangrijk om te weten wat je wil bereiken met je event, want elk event heeft zijn eigen doel. Het doel vormt de basis voor elke volgende stap. Wil je duurzaamheid promoten, dan kies je bijvoorbeeld voor herbruikbare materialen en catering met vegetarische opties. Houd je rekening met je doel van in het begin, dan kan je telkens gericht keuzes maken. Denk daarom in eerste instantie na over volgende vier 'W' vragen:

Waarom wil je het event organiseren?

Wat wil je precies bereiken met je event? Wil je brand/product awareness creëren, je bedrijfscultuur versterken, de werking van je bedrijf verbeteren of je klanten bedanken? Afhankelijk van het doel kan je het juiste type event kiezen.

Wie wordt er uitgenodigd op je event?

Bepaal je doelgroep. Organiseer je het event voor medewerkers, klanten of prospecten? Zijn partners en kinderen welkom? Verwacht je 50 of 500 genodigden? Allemaal belangrijke zaken om op voorhand even bij stil te staan.

TIP: Het aantal mensen dat je uitnodigt, bepaalt ook sterk je budget. Werk desnoods met inschrijvingen, vraag rond wie er komt, ... Informeer je over de wijzigingstermijnen naar gelang het aantal aanwezigen voor catering en aanpassingen aan de locatie. Communiceer je dit tijdig, kan dit nog aangepast worden zonder meer. Bij last minute wijzigingen gaan er vaak annulatiekosten mee gemoeid. 

Waar wil je het event organiseren?

Kan het event plaatsvinden bij het bedrijf zelf? Of zijn er in de buurt opties? Is er voldoende parking en kan je er geraken met het openbaar vervoer? Is de locatie toegankelijk genoeg? Wil je graag een outdoor event organiseren of toch eerder binnen? Houd daarbij ook rekening met het seizoen en het Belgische weer. 

Wanneer vindt het event plaats?

Gun jezelf genoeg tijd. Reken 4 tot 6 maanden om je event te plannen (afhankelijk van het type) en houd rekening met vakantie- en examenperiodes, feestdagen en andere belangrijke data of jaarlijks terugkerende evenementen.

Foto: De Bennoterie (Aalst)

2. Bepaal je budget

Eén van de belangrijkste zaken op je to do-lijst: bepaal je budget. Heb je 15.000 euro om te spenderen? Mik je initiële planning dan bijvoorbeeld op 10.000 euro. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Als je vooraf een budget hebt, kan je ook veel gerichter gaan zoeken. Zo bespaar je voor jezelf én je leveranciers heel wat tijd uit.

Houd in je budgetbepaling rekening met:

• Locatie: Bereken zowel de huurkost als de nodige verzekeringen en extra’s.
• Eten en drinken: Niemand wil graag tonnen eten en drinken weggooien. Overleg dus met je cateraar wat de gebruikelijke hoeveelheden zijn.
• Entertainment: Ga je voor een DJ, sprekers, wil je een photobooth of eerder een VR-stand? Is er voldoende wi-fi aanwezig en hoeveel beamers heb je nodig?
• Decoratie: Wat is het thema van je event? Ga je voor iets fancy, urban jungle-stijl of net iets minimalistisch?
• Personeel: Heb je enkel iemand nodig voor het technische aspect of ook bedieningspersoneel? Plan je een groots event dan is een gastheer of -vrouw ook welkom.
• Registratietool: Hoe moeten je genodigden zich registeren? Via een inschrijvingsmodule op je website of via mail of een ander alternatief?
• Communicatiebudget: Hoe ga je voor en na het event communiceren? Combinatie online en offline?

3. Stel een eventteam samen

Heeft je bedrijf nog geen eventteam? Dan is het een goed moment om er eentje samen te stellen. Zoek binnen je bedrijf naar medewerkers met verschillende kwaliteiten en zorg dat ze verantwoordelijk zijn voor één domein: zo kan iemand een locatie zoeken, de uitnodiging vormgeven of een moodboard samenstellen. Vele handen maken licht werk en met een goed team krijg je alles sneller gedaan.

En vraag om te starten vooral bij je medewerkers na wie enthousiast is om dit event mee te organiseren. Niets zo vervelend als, naast je bestaande job, een event te moeten organiseren terwijl je daar helemaal geen kaas van gegeten hebt of helemaal geen interesse voor hebt. Niet enkel het feest zelf, maar ook het organiseren moet leuk kunnen zijn! 

Tip: Zorg dat er 1 verantwoordelijke is voor het contact met alle leveranciers. Anders gaat deze functie verloren in een gedeelde verantwoordelijkheid, wat alle informatie doet versnipperen. Uiteindelijk ontstaan er zo fouten en zie je dingen over het hoofd. Ook naar de leveranciers toe is dit de eenvoudigste en leukste manier om samen te werken. 

4. Bepaal het programma

In het begin van de organisatie dacht je al na over het doel en de doelgroep van het evenement. Nu kan je over het programma nadenken. Welke activiteiten, workshops en sessies wil je aanbieden om dat doel te bereiken en de juiste ervaring neer te zetten? Als je het programma helder voor ogen hebt, kan je een locatie kiezen die bij de bijhorende wensen past. 

Foto: The Ruby

5. Kies de locatie

Vervolgens kies je de locatie. Ook deze is doorslaggevend voor elke volgende stap. Wat is er op de locatie allemaal nodig volgens je programma? Hoe groot moet deze zijn volgens je gastenlijst? En vervolgens, wat kan je boeken volgens je budget? Gelukkig heb je hier in deze fase al allemaal over nagedacht en kan je nu duidelijk een geschikte locatie kiezen! 

Kijk eerst al eens op het internet, zo krijg je een goed beeld van wat de verschillende opties zijn en welke kenmerken je zéker nodig hebt. Werken ze met in-house catering of ben je vrij een eigen cateraar te kiezen, entertainment mogelijkheden, binnen- of buitenlocaties,... Spreekt een locatie je aan, dan kan je een locatie bezoek plannen. We zien vaak dat mensen soms zo onder de indruk zijn van een locatie dat ze deze graag willen, ondanks dat deze een aantal cruciale kenmerken mist... Het is beter om dan al te beslissen deze niet te nemen, en jezelf - alsook de locatie - de tijd en moeite te besparen voordat je uiteindelijk toch op deze conclusie uitkomt. 

Vervolgens is het belangrijk een goeie klik te voelen met de contactpersoon van de locatie. Je gaat heel wat samen communiceren en samenwerken. Dat loopt het liefste vlot en aangenaam! Loopt de communicatie van het begin af aan al mis, ook dan is het misschien beter om nog even verder te zoeken. 

Foto: Plein Publiek

6. Bepaal het thema

In het begin van de organisatie bepaalde je al de doelgroep en het doel van je evenement. Denk na over een thema dat hierbij past. Het hoeft helemaal niet stijf te zijn, terwijl een verkleedfeest misschien ook niet het beste idee is voor een directiecollege.

Heb je een thema gekozen? Maak dan een lijst van wat je allemaal met het thema associeert en hoe je dat in je event kan integreren. Wij hielpen onze klant Universal bijvoorbeeld bij het organiseren van het evenement rond de première van hun nieuwe film. De burgers hadden de naam van bepaalde hoofdrolspelers, de servetten werden volgens het thema vormgegeven, ... Zo trek je heel het thema doorheen je event door en laat je een blijvende indruk na. 

De uitnodigingen

Gebruik de ‘save the date’ als een teaser voor je thema. Organiseer je bijvoorbeeld een schattenjacht? Gebruik dan een schatkaart als uitnodiging.

Decoratie

Met de juiste decoratie breng je je thema helemaal tot leven. Bij een Halloweenfeest zorg je uiteraard voor geesten, pompoenen en schedels.

Food & drinks

Waarom zou je het eten en drinken niet integreren in je thema? Zo passen bloody mary’s helemaal op een Halloweenfeest en foodtrucks bij een barnconcept of outdoor event.

Entertainment

Ook de randanimatie kan je perfect aanpassen aan je thema. Nodig bij een circusfeest bijvoorbeeld acrobates en vuurspuwers uit. Bij een ‘jaren 50’-thema zorg je voor een Elvis Presley imitator.

TIP: Wanneer we brainstormen over het volgende bedrijfsevent komen er al snel ontzettend veel ideeën op. De valkuil is om 101 dingen te beginnen doen. Probeer het toch simpel te houden met een duidelijke lijn in de organisatie. Dat komt altijd beter over! Uiteindelijk is de ervaring die je achterlaat het belangrijkste. Denk dus vooral na over wat je wil dat je gasten onthouden. 

7. Maak een draaiboek op 

Een draaiboek is, zeker voor grotere evenementen, een echte must. Door heel duidelijk te noteren hoe de dag zal verlopen, weet iedereen voor welke taak hij verantwoordelijk is op welk moment. Begin tijdig aan je draaiboek, zodat je zeker bent dat je schema volledig is. Je kan hier best starten het noteren van alle gebeurtenissen in chronologische volgorde. Vergeet ook zeker niet om de contactgegevens van alle leveranciers, sprekers en personeel te vermelden met daarbij de aankomst- en starttijden vermeld. Vergeet ook niet om een week voor het evenement nog eens te bellen met alle leveranciers en sprekers om het hele verloop van de dag te overlopen. 

Als je draaiboek af is, bezorg je best een kopie aan iedereen van je eventteam. Voor leveranciers, sprekers, catering, hostesses, ... kan je eventueel een verkorte versie maken, waar enkel hun deel van het event in besproken wordt. 

TIP: Vergeet ook de praktische kant niet: elektriciteit, audio, tenten, meubilair, ... En je houdt best ook rekening met verschillende scenario's van zaken waar je geen controle over hebt, zoals het weer of gasten die niet komen opdagen. Ga er niet vanuit dat leveranciers dit zelf zullen regelen.

8. Na het event

Vergeet na het event je medewerkers of klanten niet te bedanken. Stuur hen een link met de foto’s of de aftermovie. Zo denken de gasten terug aan het geslaagde evenement van je bedrijf. Ben je na het event volop bezig met andere zaken? Zorg er dan voor dat je op voorhand een bedank mail hebt klaarstaan. In deze mail kan je meteen feedback vragen zodat je volgende event nóg beter wordt!

Foto: Albert

Tips van onze experten

• Begin op tijd met het organiseren van je event. We krijgen soms last minute suggesties en ideeën. Dan is het in sommige gevallen te laat om deze nog te implementeren. Op voorhand goed nadenken over je doel, je programma en je thema zorgt voor de beste ervaringen op je feest. Ook als je de uitnodigingen te laat verstuurt, loop je het risico dat er minder gasten aanwezig zullen zijn.
• Communiceer open met de betrokken partijen. Als je bijvoorbeeld het budget achterhoudt voor je event planner, bemoeilijkt dat het proces enorm. Zo kan er geen informatie op maat geboden worden. Je werkt samen - in vertrouwen - naar een gewenst resultaat. 
• Lees alle bevestigingen en noodzakelijke technische voorzieningen goed door. Er wordt vaak nog heel belangrijke informatie doorgestuurd na de boeking. Ga er niet van uit dat alles in orde is met de boeking en kijk waar je nog zaken in orde moet brengen.
• Vind je het moeilijk om zelf te starten aan de organisatie van je event, maar wil je alles toch van dichtbij mee opvolgen, laat je dan door Salino begeleiden. Salino heeft namelijk een afzonderlijke afdeling die een persoonlijke online begeleiding voorziet voor jouw bedrijfsevenement. Wat houdt dat concreet in?
  

Wij bekijken waar jullie precies behoefte aan hebben en welke eventleveranciers jullie voor jullie event nodig hebben. Op basis van jullie voorkeuren selecteren wij partners op maat van jouw wensen en maken voor jullie een concreet voorstel op. We volgen daarna alles met jullie mee op totdat jullie leveranciers geboekt zijn. We plannen alles voor jullie in en zorgen dat zowel jullie als de partners perfect ingelicht zijn over jullie event. Indien gewenst kan er de dag zelf een eventcoördinator voorzien worden om ook daar alles mee in goede banen te leiden.

Vraag vrijblijvende info aan over onze begeleiding:

Vrijblijvende info aanvragen