Vragen over het organiseren van een Coronaproof feest of event? - 'Lees hier de COVID-19 veiligheidsmaatregelen'

6 tips om van je bedrijfsevent een succes te maken

6 tips om van je bedrijfsevent een succes te maken

Tips en Trends

29/09/2021

Je team heeft iets te vieren, je hebt een nieuw product of gelanceerd of je zamelt geld in voor het goede doel? Allemaal goede redenen om een bedrijfsevent te organiseren. Hoe je er juist aan begint en waarop je allemaal moet letten? Dat lees je hieronder.

1. Bepaal het doel van je event

Voor je aan de slag gaat, is het heel belangrijk om te weten wat je wilt bereiken met je event. Want elk event heeft zijn eigen doel. Denk daarom in eerste instantie al eens diep na over volgende vier 'W' vragen:

1.    Waarom wil je het event organiseren?

Wat wil je precies bereiken met je event? Wil je brand/product awareness creëren, je bedrijfscultuur versterken, de werking van je bedrijf verbeteren of je klanten bedanken? Afhankelijk van het doel kan je het juiste type event kiezen.

2.    Wie wordt er uitgenodigd op je event?

Bepaal je doelgroep. Organiseer je het event voor medewerkers, klanten of prospecten? Zijn partners en kinderen welkom? Verwacht je 50 of 500 genodigden? Allemaal belangrijke zaken om op voorhand even bij stil te staan.

3.    Waar wil je het event organiseren?

Kan het event plaatsvinden bij het bedrijf zelf? Of zijn er in de buurt opties? Is er voldoende parking en kan je er geraken met het openbaar vervoer? Is de locatie toegankelijk genoeg? Wil je graag een outdoor event organiseren of toch eerder binnen? Houd daarbij ook rekening met het seizoen en het Belgische weer. 

4.    Wanneer vindt het event plaats?

Gun jezelf genoeg tijd. Reken 4 tot 6 maanden om je event te plannen (afhankelijk van het type) en houd rekening met vakantie- en examenperiodes, feestdagen en andere belangrijke data of jaarlijk terugkerende evenementen.


Foto: De Bennoterie (Aalst)

2. Bepaal je budget

Eén van de belangrijkste zaken op je to do-lijst: bepaal je budget. Heb je 15.000 euro om te spenderen? Mik dan in je initiële planning bijvoorbeeld op 10.000 euro. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Houd in je budgetbepaling rekening met:

  • Locatie: Bereken zowel de huurkost als de nodige verzekeringen en extra’s.
  • Eten en drinken: Niemand wil graag tonnen eten en drinken weggooien. Overleg dus zeker met je cateraar wat de gebruikelijke hoeveelheden zijn.
  • Entertainment: Ga je voor een DJ, sprekers, wil je een photobooth of eerder een VR-stand? Is er voldoende wi-fi aanwezig en hoeveel beamers heb je nodig?
  • Decoratie: Wat is het thema van je event? Ga je voor iets fancy, urban jungle-stijl of net iets minimalistisch?
  • Personeel: Heb je enkel iemand nodig voor het technische aspect of ook bedieningspersoneel? Plan je een groots event dan is een gastheer of -vrouw ook welkom.
  • Registratietool: Hoe moeten je genodigden zich registeren? Via een inschrijvingsmodule op je website of via mail of een ander alternatief?
  • Communicatiebudget: Hoe ga je voor en na het event communiceren? Combinatie online en offline?

3. Stel een eventteam samen

Heeft je bedrijf nog geen eventteam? Dan is het een goed moment om er eentje samen te stellen. Zoek binnen je bedrijf naar medewerkers met verschillende kwaliteiten en zorg dat ze verantwoordelijk zijn voor één domein: zo kan iemand een locatie zoeken, de uitnodiging vorm geven of een moodboard samenstellen. Vele handen maken licht werk en met een goed team krijg je alles sneller gedaan.

En vraag om te starten vooral bij je medewerkers na wie enthousiast is om dit event mee te organiseren. Niets zo vervelend als, naast je bestaande job, een event te moeten organiseren terwijl je daar helemaal geen kaas van gegeten hebt of helemaal geen interesse voor hebt. Niet enkel het feest zelf, maar ook het organiseren moet leuk kunnen zijn! 

4. Bepaal het thema

Een bedrijfsfeest hoeft helemaal niet stijf te zijn. Voor je een thema kiest, denk je best wel even na over het doel van je event en je doelgroep. Een verkleedfeest is misschien niet het beste idee voor een directiecollege.

Heb je een thema gekozen? Maak dan een lijst van wat je met het thema associeert en hoe je het in je event kan integreren, bijvoorbeeld:

1.    De uitnodigingen

Gebruik de ‘save the date’ als een teaser voor je thema. Organiseer je bijvoorbeeld een schattenjacht? Gebruik dan een schatkaart als uitnodiging.

2.    Decoratie

Met de juiste decoratie breng je je thema helemaal tot leven. Bij een halloweenfeest zorg je uiteraard voor geesten, pompoenen en schedels.

3.    Food & drinks

Waarom zou je het eten en drinken niet integreren in je thema? Zo passen bloody mary’s helemaal op een halloweenfeest en foodtrucks bij een barnconcept of outdoor event.

4.    Entertainment

Ook de randanimatie kan je perfect aanpassen aan je thema. Nodig bij een circusfeest bijvoorbeeld acrobates en vuurspuwers uit. Bij een ‘jaren 50’-thema zorg je voor een Elvis Presley imitator.


5. Maak een draaiboek op

Een draaiboek is, zeker voor grotere evenementen, een echte must. Door heel duidelijke te noteren hoe de dag zal verlopen, weet iedereen voor welke taak hij verantwoordelijk is op welk moment. Begin tijdig aan je draaiboek, zodat je zeker bent dat je schema volledig is. Je kan hier best starten het noteren van alle gebeurtenissen in chronologische volgorde. Vergeet ook zeker niet om de contactgegevens van alle leveranciers, sprekers en personeel te vermelden. 

Als je draaiboek af is, bezorg je best een kopie aan iedereen van je eventteam. Voor leveranciers, sprekers, catering, hostesses, ... kan je eventueel een verkorte versie maken, waar enkel hun deel van het event in besproken wordt. 

6. Na het event

Vergeet na het event je medewerkers of klanten niet te bedanken. Stuur hen een link met de foto’s of de aftermovie door. Zo denken de gasten terug aan het geslaagde evenement van je bedrijf. Ben je na het event volop bezig met andere zaken? Zorg er dan voor dat je op voorhand een bedankmail hebt klaarstaan. In deze mail kan je meteen feedback vragen zodat je volgende event nóg beter wordt!