6 tips om van je bedrijfsevent een succes te maken

Tips en Trends

Bepaal het doel van je event

Alvorens je aan de slag gaat, is het belangrijk om weten wat je wil bereiken met je event.

Formuleer daarom een antwoord op de 4 W’s:

1.    Waarom wil je het event organiseren?

Wat wil je precies bereiken met je event? Wil je brand/product awareness creëren, je bedrijfscultuur versterken of de werking van je bedrijf verbeteren? Afhankelijk van het doel kan je het juiste type event kiezen.

2.    Voor wie is het event?

Bepaal je doelgroep. Organiseer je het event voor medewerkers, klanten of prospecten? Zijn partners welkom? Verwacht je 50 of 500 genodigden? Allemaal belangrijke zaken om op voorhand even bij stil te staan.

3.    Waar wil je het event organiseren?

Kan het event plaatsvinden bij het bedrijf zelf? Of zijn er in de buurt opties? Is er voldoende parking en kan je er geraken met het openbaar vervoer? Is de locatie toegankelijk genoeg?

4.    Wanneer vindt het event plaats?

Gun jezelf genoeg tijd. Reken 4 tot 6 maanden om je event te plannen (afhankelijk van het type) en houd rekening met vakantie- en examenperiodes, feestdagen en andere belangrijke data.




Bepaal het budget

Eén van de belangrijkste zaken op je to do-lijst: bepaal je budget. Heb je 15.000 euro om te spenderen? Mik dan in je initiële planning op 10.000 euro. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan. Houd in je budgetbepaling rekening met:

  • Locatie: Bereken zowel de huurkost als de nodige verzekeringen en extra’s
  • Eten en drinken: Niemand wil graag tonnen eten en drinken weggooien. Overleg dus zeker met je cateraar wat de gebruikelijke hoeveelheden zijn
  • Entertainment: Ga je voor een DJ, sprekers, wil je een photobooth of eerder een VR-stand? Is er voldoende wi-fi aanwezig en hoeveel beamers heb je nodig?
  • Decor: Wat is het thema van je event? Ga je voor iets fancy, urban jungle-stijl of net iets minimalistisch?
  • Personeel: Heb je enkel iemand nodig voor het technische aspect of ook bedieningspersoneel? Plan je een groots event dan is een gastheer of -vrouw ook welkom.
  • Registratietool: Hoe moeten je genodigden zich registeren? Via een inschrijvingsmodule op je website of via mail of een ander alternatief?
  • Communicatiebudget: Hoe ga je voor en na het event communiceren? Combinatie online en offline?