5 tips voor de beste foto's van je bedrijfsfeest- of event (en hoe je die daarna gebruikt)

Foto: Magic Flash Photo

Een bedrijfsfeest is bij uitstek dé gelegenheid om professionele, leuke en nuttige foto’s te nemen. Met een professionele fotograaf breng je elk event prachtig in beeld: net wat je nodig hebt om je bedrijf in de spotlights te zetten. We zaten samen met Anna, professioneel eventfotograaf van Magic Flash Photo, en kwamen tot een aantal onmisbare aanbevelingen. Met deze 5 gouden tips schiet jij gegarandeerd raak op je volgende bedrijfsevent.

Tip 1: Werk samen met een professioneel eventfotograaf

… En dat zeggen we niet zomaar. Samenwerken met een professioneel fotograaf tijdens je bedrijfsevent heeft heel wat voordelen:

• Je hoeft geen van je genodigden op te zadelen met de taak om het event op beeld vast te leggen. Alle gasten kunnen hun volle aandacht op het event richten.
• Een professional brengt het bedrijfsevent nauwkeurig in beeld. Hij of zij neemt niet lukraak wat foto’s, maar gaat op zoek naar de beste shots die je later ook daadwerkelijk kunt gebruiken en past indien nodig nog aan op Photoshop. Een amateurfotograaf is meestal minder goed voorbereid door gebrek aan expertise. Op vlak van inspiratie of research naar het event en de locatie zullen er altijd gemiste kansen zijn.
• Een professioneel eventfotograaf levert na het event kwalitatief beeldmateriaal aan in hoge resolutie en werkt het geheel mooi af in Photoshop. Ideaal als je de foto’s wilt gebruiken voor professionele doeleinden. Hoewel smartphonefoto’s een leuke, informele aanvulling kunnen bieden, zijn beelden in hoge resolutie onmisbaar voor effectieve marketingdoeleinden. 

Ook Anna deelt hier graag haar expertise en benadrukt het belang van professionaliteit:

“Het zit hem in de details. Zo zal ik bijvoorbeeld altijd manieren vinden om het logo van de organisatie op een subtiele manier te verwerken in zoveel mogelijk foto’s, zoals op een banner, een koffietas of een pen. Ook maak ik af en toe gebruik van een lange lens om gasten niet te storen in gesprekken. Door vanop een afstand mooie beelden te maken, voelen mensen zich niet geforceerd om te poseren.”

Match hier met de ideale fotograaf voor jouw bedrijfsevent

Tip 2: Communicatie is key!

Schakel je een professional in? Verzeker dan dat je fotograaf precies weet wat je verwacht en welke beelden je nodig hebt. In een korte briefing licht je het doel en het verloop van het event toe. Hoe beter de fotograaf op de hoogte is van de beoogde sfeer en de sleutelmomenten van het event, hoe relevanter het beeldmateriaal.

Enkele tips om jullie samenwerking nog vlotter te doen verlopen:

• Geef de fotograaf de kans om de eventlocatie op voorhand te verkennen. 
• Bespreek het doel van de foto’s en wat je er achteraf nog mee wenst te bereiken. Denk aan vierkante beelden voor sociale media als Instagram, verticale foto’s voor posters en promotiemateriaal of horizontale beelden voor banners. Een mix van verschillende formaten geeft je later heel wat leuke opties!
• Discrete momenten of gevoelige informatie die je liever niet op foto hebt staan? Speel dit ook even door aan de fotograaf. 
• Geef je fotograaf een plekje in het draaiboek en bezorg hem of haar een kopie.
• Spreek af wie de beelden bewerkt: de fotograaf of je in-house grafisch ontwerper.

“Ik verifieer altijd welke sfeer het bedrijf wil vastleggen. Mag het classy overkomen of eerder casual? Met foto’s voor het jaarverslag bijvoorbeeld, ga ik heel anders aan de slag dan met foto’s voor op sociale media.”

- Anna van Magic Flash Photo

Tip 3: Maak een 'shotlist' voor het bedrijfsfeest

Een shotlist is een overzicht met foto’s die je na afloop van het event nodig hebt. Vaak is de shotlist zelf opgedeeld volgens de verschillende fases in het event. Je kunt het overzicht in samenspraak met de fotograaf opstellen. Vaak verrast hij of zij je met interessante en creatieve professionele inzichten. Voor de fotograaf is die shotlist een belangrijke leidraad. 

Welke shots er niet mogen ontbreken, is afhankelijk van het soort bedrijfsevent dat je organiseert.

Een goede shotlist houdt rekening met de sfeer en het doel van het event. Is het een formele of informele bijeenkomst? Ligt de foto op ontspanning en plezier, of net op focus en informatie? Welke sleutelmomenten komen aan bod? 

Ook Anna is vragende partij om het event met een shotlist voor te bereiden. “Met een shotlist kan ik mijn duizenden ideeën in een concreet plan gieten. De opdracht van de klant komt altijd op de eerste plaats, dus een shotlist is een must om gestructureerd te werk te gaan en al de belangrijke momenten vast te leggen.”

Vind de mooiste locatie voor je volgende event!

Foto’s die niet mogen ontbreken op je bedrijfsevent

Bij bedrijfsevents is het belangrijk om de juiste momenten vast te leggen. Echter heeft elke soort bedrijfsevent zijn eigen fotografische doeleinden waar je best rekening mee houdt.

Heb je een personeelsfeest of een teambuilding event gepland? Dan mag een informele sfeer worden weergegeven in de interactie tussen collega’s. Hier zijn groepsfoto’s en overzichtsfoto's van lachende collega’s onmisbaar. De beelden mogen de teamgeest benadrukken en een ontspannen sfeer vastleggen.

Op elk bedrijfsevent moet rekening gehouden worden met sleutelmomenten zoals prijsuitreikingen, speeches en de opening van het event. Daarnaast zijn actiefoto’s of beelden van entertainment essentieel om de sfeer vast te leggen. Denk aan foto’s van de dj, workshops en andere showelementen. Een strakke planning zal voorkomen dat er belangrijke momenten over het hoofd worden gezien. 

Ook Anna heeft na jaren ervaring goed onder controle om belangrijke gebeurtenissen in te schatten. Zij benadrukt het belang van goede timing: 

“De aankomst van de gasten, handen schudden en lachende gezichten, zijn momenten die je als fotograaf niet wilt missen. Als het event dan stilaan op gang komt en ik voel ruimte om me even terug te trekken, ga ik al eens wat verder staan om een mooi overzicht van het event vast te leggen. Deze timing moet je goed kunnen aanvoelen, maar met enkele jaren ervaring kan ik deze momenten goed inschatten.”

Op een zakelijker event zoals een conferentie of seminarie, liggen de focuspunten anders. De grootste aandachtstrekkers zijn sprekers aan het woord en een oplettend publiek. De sfeer is formeler en dat mag worden overgebracht op de foto’s. Daarnaast zijn netwerkgelegenheden bij aanvang en afloop van het event belangrijke momenten om vast te leggen. Deze beelden geven de waarde weer van het event als netwerkplatform.

Foto's: Magic Flash Photo

Tip 4: Mix en match met videografie, drones en photobooths

Breng nog meer leven in de brouwerij met een mix van foto’s en video’s. Denk aan een korte videoreportage, drone-fotografie of korte filmpjes voor op de sociale media van je bedrijf.

Heeft het bedrijfsevent een eerder informeel karakter? Dan kan een photobooth een leuke aanvulling zijn. Geef het event een competitieve twist met een leuke fotowedstrijd of laat gasten hun zelfgenomen foto’s meenemen als aandenken aan een leuke dag!

Vind de leukste photobooths voor jouw event!

Tip 5: Gebruik dat beeldmateriaal!

Nu is het tijd om die prachtige foto’s tactisch in te zetten. Dat kan zowel intern als extern.

De toepassingen van kwalitatieve foto’s zijn eindeloos: van flyers en promotiemateriaal tot website-banners en nieuwsbrieven. Gebruik ze om jullie brand te versterken, nieuw talent aan te trekken of potentiële klanten te verleiden.

Opgelet! Check zeker even of je alle beelden zomaar mag delen.

Voor het nemen en gebruiken van portretfoto’s moet je rekening houden met het portretrecht. Een fotograaf moet toestemming krijgen van een gast als hij of zij een close-up of geposeerde foto van die persoon wil nemen. Voor sfeerbeelden (waarbij de focus niet op de personen ligt) is die toestemming niet vereist. Wil jij de beelden later intern of extern delen? Dan heb je daarvoor ook de toestemming van de afgebeelde persoon of personen nodig.

Vergeet tot slot het auteursrecht van de fotograaf niet.

Say cheese! Laat Salino je bedrijfsevent ontzorgen

Lekker achterover leunen en genieten van een knallend bedrijfsevent? Het kan! Besteed de organisatie van je seminarie, personeelsfeest of teambuilding uit aan onze ervaren eventplanners. Van welkomstreceptie tot afterparty: wij verzorgen jouw event tot in de puntjes. 

Jouw bedrijfsevent in professionele handen