Een communiefeest of lentefeest organiseren: timetable en checklist

Foto: Vanessa Stevens Photography

Als dé eventspecialist van Vlaanderen hadden we de eer om al heel wat ouders bij te staan in de organisatie van prachtige communie- en lentefeesten. Precies daarom weten wij als geen ander wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van zo’n aangelegenheid. En dat is heel wat. In dit artikel vind je een onmisbaar tijdschema voor een vlekkeloze en stressvrije planning van het communie- of lentefeest. Je leest hier welke taken je in de maanden voor het feest moet inplannen in je agenda. We vullen het overzicht aan met leuke en handige tips, ideetjes ter inspiratie en budgetvriendelijke alternatieven. Begin je wat later met plannen? Geen stress! Onderaan dit artikel vind je verschillende handige tips om ook last-minute nog een zalig feest te organiseren.

Een half jaar voor het feest

Deze 4 dingen wil je uitstippelen zo’n 6 maanden voor het lente- of communiefeest.

1. Save the date: Wanneer gaat het lente- of communiefeest door?

First things first: wanneer plan je het communiefeest in? Leg de datum ver genoeg op voorhand vast zodat je voldoende tijd hebt om te plannen. Door goed op tijd aan de voorbereidingen te beginnen, bespaar je jezelf heel wat last-minute stress.

Wie er op tijd bij is, vermijd dat zijn of haar favoriete opties al volgeboekt blijken te zijn. Ben je wegens omstandigheden toch wat later begonnen? Kijk dan, na het doornemen van de timetable, naar het stukje onderaan dit artikel. Daar vind je onmisbare tips voor late planners.

2. Bepaal het feestbudget

Een tweede belangrijke factor waar je liever op tijd bij stilstaat, is je budget. Je maakt het feest zo intiem of uitbundig als je zelf wilt. Met een duidelijk budget in gedachten zorg je er niet enkel voor dat het kostenplaatje buitensporig hoog wordt of dat je alsnog boekingen moet schrappen. Een strikt budget helpt je ook in het keuzeproces.

Tip: Houd een deel van je budget op reserve voor last-minute veranderingen. Verwachtte je een zonnige dag, maar blijkt enkele dagen op voorhand dat het toch nog gaat regenen? Dan spendeer je dat budget bijvoorbeeld aan een extra stretchtent. Blijft het reservebudget intact? Dan kun je er een leuk extraatje mee voorzien!

3. Party people! Wie nodig je uit?

Nu je een budget voor ogen hebt, kun je de gastenlijst samenstellen. Nodig je enkel naaste familie en vrienden uit, of heb je er graag ook achterneefjes en -nichtjes bij?

Tip: Betrek het feestbeest bij het samenstellen van de gastenlijst! Misschien nodigt hij of zij graag enkele klasgenootjes en vriendjes uit.

4. Waar is dat feestje? Hier is dat feestje!

Je kent je budget én je weet hoeveel mensen je uitnodigt. Nu kun je kiezen waar het feest doorgaat. Er zijn grofweg 2 opties: een communie- of lentefeest bij je thuis, of een feest op locatie.

Lentefeest of communiefeest bij je thuis

Een leuke tuin of speelruimte, voldoende sanitaire voorzieningen en zin om zelf de handen uit de mouwen te steken? Dan kun je overwegen om het feest thuis te organiseren.

Wie over een ruime tuin beschikt, kan zelfs een tuinfeest organiseren (een van dé grote event favorieten van 2023). Houd dan wel rekening met het weer, en reserveer op tijd een stretchtent om je gasten droog te houden.

Tip: Lukt een feest bij jullie thuis niet? Misschien willen oma en opa hun tuin wel ter beschikking stellen voor deze speciale dag!

Foto's: IV Events, Tienda Events, 2vrent, Stretched 

Boek een tent voor je lentefeest

Lentefeest of communiefeest op locatie

Misschien nog leuker dan een feest bij je thuis, is een feest op locatie. Afhankelijk van het budget zijn er heel wat toffe mogelijkheden. Zo kun je een mooie feestzaal boeken, het feest laten doorgaan op een kinderboerderij , of op zoek gaan naar een leuke binnenspeeltuin in de buurt.

Tip: Er zijn heel wat locaties met leuke extra’s speciaal voor kids. Boek een locatie met een speeltuin, springkasteel of andere voorzieningen op kindermaat.

Foto's: Prullenbos, De Schuur Aalst, De Grote Wateringe, WanT Logies 

Ontdek de leukste feestlocaties voor kids

5 maanden voor het feest

Nog 5 maanden te gaan. Zet deze zaken in je agenda!

1. Kies een thema op maat van het feestbeest

Een belangrijke stap in de organisatie van je feest. Met een leuk thema maak je het kiezen van bijvoorbeeld het feestmenu en de decoratie een stuk eenvoudiger. Zelfs de uitnodigingen en bedankkaartjes kun je laten ontwerpen naar het feestthema.

Het allerleukste thema kiezen, doe je met deze tips:

1. Maak een moodboard. Door kleurpaletten, inspirerende beelden en belangrijke kernwoorden te bundelen, krijg je een concreet en tastbaar beeld van jullie droomfeest. Ga zeker even kijken op Pinterest – ook wij professionals gaan daar regelmatig spieken!

2. Betrek je spruit. Het blijft natuurlijk hun communie- of lentefeest! Een van de interesses van je kind kan fungeren als rode draad doorheen de feestdag.

3. Doe inspiratie op. Ga bijvoorbeeld even kijken naar onze blog over de leukste thema’s voor een uniek lente- of communiefeest (link naar: https://www.salino.be/nl/blog/item/bijzonder-communiefeest-5-thema/) of bekijk of je feestlocatie met bepaalde thema’s werkt.

4. Schakel een eventplanner in. Schakel je graag een expert in voor de planning en aankleding van het feest? Doe dan beroep op de expertise en creativiteit van een professionele eventplanner voor je communie- of lentefeest. 

Tip: Zowel lentefeesten als kerkelijke communies zijn eigenlijk overgangsrituelen. Je maakt het feest zo ritueel of religieus als jullie zelf willen. Een communie in de kerk, een vrijzinnig ritueel of een overgangsrite op maat van het feestbeest: alles is mogelijk.

2. Stel het feestmenu samen

Hoe zorg je ervoor dat iedereen wat lekkers voorgeschoteld krijgt? Wie al een thema koos, kan daar alvast wat inspiratie uit putten. 

Natuurlijk houd je ook rekening met de voorkeuren van het feestbeest. Geef hen inspraak in het samenstellen van het feestmenu (link naar: https://www.salino.be/nl/blog/item/menu-op-communiefeest/), of schotel alle gasten zijn of haar favoriete gerechten voor.

Tip: De meeste kinderen zitten, zoals je vast wel weet, liever niet te lang aan tafel. Een walking dinner, barbecue, foodtruckgerechten of andere opties waardoor iedereen op hun eigen tempo kan eten, zijn ideaal.

Nodig een foodtruck uit

Onze favoriete optie? Foodtrucks! Pizza, frietjes, wafels, pannenkoeken, hamburgers, … Foodtrucks komen niet enkel in allerlei vormen en formaten (en bieden op die manier ook een esthetische meerwaarde), ze hebben ook elk hun eigen, unieke menu. Voor welke foodtruck jullie ook kiezen: amusement, entertainment én heerlijke gerechten zijn alvast gegarandeerd.

Foto's: Pizza Florentino, Burgers & co, Pasta Deliziosa, Wafels en Zo 

Foodtruck gezocht? Ontdek ons enorme aanbod!

Kies uit het menu van de in-house-catering

Heel wat feestlocaties bieden zelf een aantal smakelijke gerechten en drankjes aan. Wie gebruik maakt van de in-house-catering heeft doorgaans de keuze uit verschillende (kindvriendelijke) menu’s en opties.

Sla zelf aan het kokerellen

Organiseer je een feest bij je thuis, in je tuin, of op een locatie zonder catering? Dan kun je natuurlijk zelf de handen uit de mouwen steken. Kies waar mogelijk voor gerechten die je enkele dagen op voorhand kunt maken – of maak er een gezellig barbecuefeest van!

Vraag ook zeker hulp aan vrienden en familie, zodat je er niet helemaal alleen voor staat. Pols in dat geval op voorhand naar wie zich kandidaat wil stellen als hulpchef. Zo kom je niet op het laatste moment tot de conclusie dat je toch alleen in de keuken staat.

Tip: Houd er rekening mee dat locaties met in-house-catering een afkoopsom kunnen aanrekenen als je die service niet gebruikt.

Schakel een cateraar in

Je kunt ook beroep doen op de kookkunsten van een cateraar. Kies voor een praktisch buffet, ga voor professionele barbecue of voorzie fingerfood op kindermaat.

Belangrijk! Boek je foodtruck of cateraar op tijd

Besloten wat er op het menu komt? Dan kun je alvast de beoogde cateraars en foodtrucks contacteren. Jullie zijn namelijk niet de enige familie die rond de lente een feest organiseert! Door tijdig te boeken, verzeker je dat je het gewenste menu aan je gasten kunt voorschotelen.

3. Contacteer de belangrijkste gasten

Een laatste taak voor deze maand: breng de belangrijkste genodigden op de hoogte van het feest - bijvoorbeeld meter en peter! 

4 maanden voor het feest

Het feest nadert – tijd om deze dingen af te vinken op je to-do lijstje.

1. Plan entertainment, feestelijke activiteiten en randanimatie

Je gasten willen zich uiteraard ook vermaken. Enkele leuke opties en activiteiten op kindermaat:

Springkasteel. Hoor je de kinderen al juichen en joelen tijdens het springen?

Goochelaar. Een magische touch voor een onvergetelijk feest!

Spelletjes. Van een reuzenschaakbord of real life cluedo tot kubb en petanque: met een leuk spel breng je de hele groep gezellig bij elkaar. Kaart- en bordspelletjes zoals Uno, Stratego of Monopoly Junior zijn dan weer ideaal voor binnenshuis.

Live muziek of een DJ. Waarom geen dansfeest op kindermaat  organiseren? Oma’s en opa’s zijn natuurlijk ook welkom op de dansvloer!

Fotobooth. Gekke foto’s in kinderperspectief ? Yes, please!

Mobiele escape room. Laat de kids samen een weg naar buiten zoeken in een escape room op kindermaat.

Kermiskraampjes en kermisattracties. Plezier gegarandeerd!

Kinderquiz. Verzamel de grappigste vragen waar enkel kinderen een antwoord op weten, of organiseer een quiz over het feestbeest zelf.

Tip: Online vind je heel wat leuke activiteiten op kindermaat waar ook volwassen gasten zich mee kunnen vermaken. Inspiratie nodig? Check ons aanbod aan kindvriendelijke animatie! 

Foto's: Roxy Fotobooth en Babbelbox,  Dream Party, Claqueurs

Bekijk hier tal van entertainers

2. Time to shine! Op jacht naar een feestoutfit

Een lentefeest of communiefeest is een unieke en belangrijke gebeurtenis voor je kind. Dat daar een bijzondere outfit bij hoort, spreekt voor zich! Tijd voor een dagje shoppen met het hele gezin. Matching of niet: iedereen mag er picobello uitzien!

Tip: Snel nog naar de kapper de dag of week voor het feest? Maak alvast een afspraak. Je kunt ook een afspraak maken voor een proefkapsel. Geen beter moment voor zo’n proefkapsel dan net voor de fotoshoot!

3. Say cheese! Plan je communie- of lentefeest-fotoshoot

Onmisbaar in je voorbereidingen: de fotoshoot. Of je nu zelf aan de slag gaat, een fotograaf inhuurt of beroep doet op die ene vriend die prachtige plaatjes schiet: een fotoshoot vergt wat planning.

Dit zijn onze 6 favoriete kinderfotografen! 

Naast een fotograaf moet je ook een locatie kiezen, langs de kapper gaan voor het proefkapsel, attributen verzamelen (let op het feestthema!) en natuurlijk een mooie outfit voor het feestbeest voorzien. 

Door de fotoshoot op tijd te organiseren, kun je de foto’s optimaal gebruiken. Zo kun je ze verwerken in de uitnodigingen en bedankjes voor je lente- of communiefeest. Houd rekening met de tijd die de graficus en drukker nodig hebben om het drukwerk rond te krijgen.

Tip: Wil je ook een professionele fotograaf op het feest zelf? Boek dan tijdig!

Foto's: Flowtography, Levensfotograaf Cherryblossom D. , Lieselot Engelen Fotografie, We Have Heart   

Vind een fotograaf voor je feest

3 maanden voor het feest

Nu komt het feest wel echt dichtbij. 3 maanden lijkt misschien nog lang, maar de tijd vliegt zo voorbij. Deze 4 dingen mag je niet over het hoofd zien.

1. Uitnodigingen ontwerpen

Als het goed zit, zijn de foto’s ondertussen binnen. Gebruik (gratis) online tools zoals Tadaaz of Canva om je kaartjes zelf samen te stellen.

Is al dat geknutsel niet aan jou besteed? Besteed deze taak dan uit aan een grafisch ontwerper.

Tip: Deel je moodboard met je grafisch ontwerper, zo kan die de kaartjes afstemmen op de vibe, thema en stijl van het feest.

Kaartjes ontworpen? Hop naar de drukker! Online vind je heel wat drukkers die je de uitnodigingen snel bezorgen. Ook je grafisch ontwerper kan je bijstaan in die zoektocht. Vaak werkt zo’n professional samen met een vast bedrijf. Kwaliteit gegarandeerd!

Tip: Druk je liever de kosten en heb je wat tijd voorhanden? Dan kun je de kaartjes natuurlijk zelf printen. Maak er een leuke knutseldag met het feestbeest van!

Op zoek naar een grafisch ontwerper voor de mooiste kaartjes?

2. Ben jij erbij? Verstuur je uitnodigingen!

Zonder gasten geen feest! Hoog tijd om die mooie uitnodigingen te versturen.

3. Een aandenken voor elke gast

Ook je bedankjes of aandenkens kun je deze maand ontwerpen en bestellen. Personaliseer ze met een van de prachtige foto’s uit de fotoshoot, laat het feestbeest zelf beslissen welke bedankjes ze willen uitdelen of kies een leuk aandenken dat past bij het feestthema.

Tip: Voorzie voldoende aandenkens of bedankjes. Denk aan de gasten en klasgenootjes, maar ook aan buitenschoolse vriendjes en vriendinnetjes. Genodigden die niet op het feest aanwezig kunnen zijn maar het feestbeest bijvoorbeeld wel een cadeautje stuurden, kun je ook een bedankje bezorgen.

4. Verlanglijstje samenstellen

Over cadeautjes gesproken: waarmee kunnen de gasten het feestbeest blij maken? Neem de tijd om samen een verlanglijst op te stellen – en vergeet dat lijstje natuurlijk niet te delen met je gasten.

2 maanden voor het feest

De tijd vliegt, en de voorbereidingen zijn nu bijna rond. Maak deze maand tijd voor volgende zaken:

1. Finetunen van het feestthema en de aankleding

Nu het feest zo dichtbij komt, begin je met het verzamelen van alle nodige attributen. Denk aan servieten, decoratiestukken, borden en bestek. 

Er zijn ook verschillende bedrijven die feestelijke decoratie verhuren. Op ons platform vind je alles wat je nodig hebt: van bloemstukken en feestverlichting tot stijlvol gedekte tafels en thematische decoratiestukken!

Inspiratie nodig? Neem een kijkje naar deze prachtige foto’s van Flowtography in samenwerking met Wauw Events! 

Foto's: Goldfish Industries, Wondrous Event Design

Feestmateriaal huren? Check het aanbod van onze eventpartners!

2. Een draaiboek voor de grote dag

Hoe meer er op de planning staat, hoe gemakkelijker het wordt om dingen over het hoofd te zien. Van een eventueel bezoek aan de kerk tot de aankomst van de cateraar of foodtruck: met een draaiboek bij de hand verzeker je dat het feest vlekkeloos verloopt.

1 maand voor het feest

Nu het bijna zover is, rest je nog een laatste taak…

Play that funky music! Stel een playlist samen

Voorzie je liever zelf in de muzikale behoeften van de gasten? Met een leuke playlist (met kindvriendelijke hits!) is dat zo gepiept.

Betrek het feestbeest bij het samenstellen van de afspeellijst – maar houd er ook rekening mee dat volwassen gasten misschien liever niét heel de dag naar Pommelien Thijs en Camille luisteren.

Party time! Denk hieraan voor, tijdens en na het lentefeest/communiefeest

 Leg deze dingen een dag op voorhand klaar:

- Communie- of lentefeestkaartjes.

- Bedankjes voor de gasten.

- Outfits voor de hele familie (gewassen, gestreken en netjes in plooi!)

- Reserve- of speelkledij voor de kids.

- EHBO-kit.

- Back-up batterijen voor camera’s, smartphones en andere apparaten.

- Feest je thuis? Dan kun je alvast de tafel dekken, de feestruimtes versieren of de tuin gezellig aankleden.

- Materialen, benodigdheden en gerechten die je zelf meeneemt naar de feestlocatie.

- Begin ook op tijd met de voorbereidingen van de maaltijden als je die voor eigen rekening neemt. 

Geniet van het feest

En nu is het zover! Tijd om de vruchten te plukken van jullie harde werk. Geniet volop van het feest, de heerlijke gerechten, het gezelschap van de genodigden, en die gigantische glimlach op het gezicht van het feestbeest. Dít is waarom je al die voorbereidingen hebt getroffen!

Checklist voor na het lentefeest of communiefeest

Bedank je gasten. Deel de bedankjes en aandenkens uit tijdens het feest, en laat het feestbeest achteraf rondgaan in de klas.

Reviews. Geweldige service van je cateraar, foodtruck of fotograaf? Laat een positieve review achter!

Fotoalbum. Werden er leuke foto’s gemaakt tijdens het feest? Bundel ze in een uniek fotoalbum voor later.

Help! Ik begon wat laat met plannen. Wat nu?

Voor mama’s, papa’s en voogden die wat later aan de planning begonnen, zijn er heel wat creatieve oplossingen.

Foodtruck. Foodtrucks zijn een ontzettend flexibele oplossing voor wie wat later begint met de voorbereidingen. Omdat foodtrucks zich vlot van de ene naar de andere locatie verplaatsen, hebben ze vaker wel dan niet nog een gaatje vrij in hun agenda. 

Feest in het park. Geen locatie meer kunnen strikken? Nodig je gasten dan uit voor een heerlijk parkfeest. Check wel even bij de gemeente wat de regels omtrent zulke feestelijkheden precies zijn.

E-invite of zelf uitnodigingen printen. Waarom wachten op een drukker als je ook online uitnodigingen kunt versturen? Een communie- of lentefeestkaartje kun je ook thuis afdrukken en tijdens het feest uitdelen aan je gasten.

Fotoshoot op de dag zelf. Waarom geen gebruik maken van de prachtig aangeklede ruimte of feestlocatie? Ga zelf aan de slag met je camera of boek een last-minute fotograaf en neem leuke, spontane foto’s van het feestbeest.

Klein verlet. Vraag een dagje klein verlet aan je werkgever en dompel jezelf onder in de feestvoorbereidingen.

Eventplanner. Professionele eventplanners weten van wanten, ook met snel naderende deadlines!