Checklist: Hoe bereid je jezelf voor op een bezoek aan een trouwlocatie?

Locatie foto: Chateau Pironne

Je hebt een trouwlocatie op het oog en hebt een eerste bezoek ingepland. Alright! Een belangrijke stap in de planning van je trouwfeest. Maar hoe haal je het meeste uit dat bezoek?

In deze blog vind je een checklist met de vragen die je zeker niet mag vergeten stellen én de zaken die je tijdens je bezoek in het oog wilt houden. 

Tip: Neem notities tijdens je bezoek! Dat maakt het heel wat eenvoudiger om 2 of meerdere potentiële locaties objectief met elkaar te vergelijken.

Al je bedenkingen overzichtelijk bijhouden? Met onze handige printversie van deze checklist houd je alles netjes bij op papier.

Ontdek de mooiste trouwlocaties in België

Vraag 1: Liefde gaat door de maag - dus hoe zit het met de catering?

Locaties gaan op verschillende manieren om met de catering. De ene locatie werkt enkel met een eigen team en keuken, de andere stelt een keuken ter beschikking, en nog andere locaties werken samen met vaste externe cateraars.

Had je zelf al een cateraar of enkele foodtrucks op het oog? Vraag dan goed naar de mogelijkheden. Is er voldoende parkeergelegenheid voor de foodtrucks? Beschikt de locatie over een voldoende uitgeruste keuken voor je cateraar?

Maak je liever gebruik van de in-house-cateringdiensten? Overloop dan samen de opties. Vraag de locatiemanagers of ze je een overzicht kunnen bezorgen zodat jullie het aanbod ook thuis kunnen overlopen. 

Heeft de locatie in-house-catering, maar maak je daar geen gebruik van? Vraag dan of ze daarvoor een afkoopsom aanrekenen. 

Tip: Veel locaties zijn erg flexibel op het vlak van catering. Wil je rekening houden met allergieën of staat jullie favoriete gerecht niet op het menu? Wees niet bang om daar naar te polsen!

Een cateraar voor je trouwfeest? Verken het aanbod!

Atelier Puur, Declerck Catering, Chez Vous Catering, Mosa Mosa

Vraag 2: Zijn er nog feesten gepland die dag?

Je feestlocatie – of de feestdag – delen met een ander echtpaar of een andere groep feestvierders, is misschien niet wat jullie in gedachten hebben. 

Sluit je liever geen compromissen met een ander echtpaar? Kies dan voor een locatie die enkel en alleen voor jullie bruiloft gereserveerd kan worden. De locatie voor 24 uur of langer reserveren, is een mooie oplossing voor wie graag écht genoeg tijd heeft.

Vraag 3: Mag je de locatie naar wens aankleden?

Willen jullie het trouwfeest helemaal naar jullie eigen visie aankleden? Vraag dan even wat wel en niet kan, en naar decoratiewensen waarin de locatie eventueel zelf kan voorzien. Misschien voorzien zij sfeerverlichting, bloemstukken en andere versiering, of misschien net helemaal niet.

Toets ook goed af welke delen van de ruimte onaangetast dienen te blijven. Zo mag je bijvoorbeeld niet zomaar een boog met bloemen voor een nooduitgang plaatsen. Kom ook te weten in welke zones (en in welke mate) je decoratieve vrijheid hebt.

Heb je wilde plannen (misschien blazen jij en je partner nieuw leven in de schuimfuiftrend)? Overloop dan ook hoe ver die vrijheid reikt. Zo vermijd je dat je enkele dagen voor het feest (of erger nog, tijdens het feest) tot de conclusie komt dat je bepaalde zaken moet annuleren.

Inspiratie nodig? Lees hier hoe je een feestzaal omtovert tot de trouwlocatie van je dromen. 

Zet elkaar én je gasten in de bloemetjes

Wondrous Event Design, Levi Party Rental, Atelier Boekee, Bloemen Alpha Deco

Vraag 4: Hoe wordt de feestruimte opgesteld? Van eettafels tot dansvloer 

De meeste locaties beschikken over een overzichtelijk vloerplan. Daarop zie je precies welke ruimtes beschikbaar zijn en hoe ze ingedeeld kunnen worden. Met de indeling van de ruimte(s) is vaak van alles mogelijk: extra tafels en stoelen aanschuiven, een vrije plek of podium voorzien voor het entertainment (karaoke, anyone?), plaats maken voor een dansvloer,…

Vraag ook naar de sanitaire voorzieningen, het aantal gasten per tafel en een eventuele tafel voor kinderen. Zorg dat je na je bezoek een helder beeld hebt van hoe je de ruimte voor het trouwfeest kunt indelen. 

Vraag 5: Zijn er restricties?

Trouwlocaties zijn vaak gebonden aan gemeentelijke en lokale restricties en hebben daarbovenop hun eigen huisregels. Door je daarover grondig te informeren, ontdek je wat wel en niet kan of mag.

Hoe concreter het beeld dat jullie beiden hebben van jullie grote dag, hoe gemakkelijker het is om je naar mogelijke restricties te informeren. Enkele zaken die je zeker op voorhand vraagt:

• Kaarsen, vuurkorven en ander open vuur. In het kader van brandveiligheid mag je niet zomaar overal kaarsen aansteken. Ook een kampvuur of vuurkorf aansteken, is niet op elke locatie mogelijk of toegestaan.
• Confetti, rijst en ander strooigoed. Je huwelijksceremonie traditioneel afsluiten met een regen aan rijst of confetti – feestelijker kan het niet. Voor de locatiemanager en de opkuisploeg kan dat echter wat minder leuk zijn.
• Vuurwerk. Vuurwerk is reuze feestelijk, maar lang niet overal toegestaan.
• Geluidsrestricties. Nodig je een band uit op het feest, boek je een DJ, of plannen jullie een karaokeavond? Veel locaties zijn gebonden aan gemeentelijke geluidsrestricties. Informeer je goed naar het maximaal toegestane aantal decibel en de regelgeving rond nachtlawaai.
• Aantal gasten. Staan er beperkingen op het aantal personen dat tegelijkertijd in bepaalde ruimtes aanwezig mag zijn?

Geef je trouwfeest de juiste muzikale touch

Vraag 6: Wat met onverwacht slecht weer?

Je boekt een droomlocatie met uitzicht op een prachtig landschap. Misschien stroomt in de verte een helder beekje en huppelt er af en toe een hertje het bos uit. Jullie bruiloft vindt plaats tijdens de zomermaanden en jullie rekenen op heerlijk weer, maar op de dag zelf… Regent het pijpenstelen. Wat nu gedaan?

Vraag tijdens je bezoek hoe zij zo’n verrassing opvangen. Is er bijvoorbeeld een extra binnenruimte die opengesteld kan worden? Voorzien zij een stretchtent voor je gasten, of reserveer je die best zelf?

Tip: Ook tijdens een hittegolf kan een stretchtent een welkome gast zijn.

Vind de mooiste tenten voor jullie trouwfeest

4events, Tienda events, 2vrent, Organic Concept

Vraag 7: Hoe toegankelijk is het terrein?

Een ruime vraag, maar eentje die je best meeneemt. Hoe zit het met parkeerplaatsen voor je gasten en leveranciers? Is de locatie voorzien op gasten in een rolstoel of andere mobiele beperkingen? Wordt een blindengeleidehond goed ontvangen? 

Kijk voor je bezoek even naar je gastenlijst en noteer voor welke genodigden welke extra zorg nodig is.

Tip: Bekijk ook even of de locatie goed te vinden is. Ben je zelf uren op zoek geweest naar die ene afgelegen sprookjeslocatie? Vraag dan of het mogelijk is om de weg duidelijk aan te geven voor je gasten.

Vraag 8: Hoe laat begint en eindigt jullie reservatie?

Vraag naar een concreet start- en einduur. Om hoe laat kun je de locatie betreden, en om hoe laat moet je de ruimtes weer opleveren? Verzeker dat je zowel voor als na het feest voldoende tijd kunt inplannen om alles voor te bereiden en de locatie te verlaten. Neem het ruim: een extra uurtje voorbereidingstijd kan op de dag zelf een godsgeschenk blijken.

Bespreek ook of de locatie zich flexibel kan opstellen. Is het mogelijk om wat later te eindigen en wat vroeger te beginnen? Brengt dat extra kosten met zich mee? 

Tip: Houd niet enkel rekening met jullie eigen voorbereidingen, maar ook met de voorbereidingen van de leveranciers, cateraars, foodtrucks en entertainment. 

Vraag 9: Waar kunnen (jullie en) je gasten overnachten?

Deze vraag is natuurlijk enkel relevant als jullie en je gasten na het feest niet huiswaarts trekken. Bij een huwelijk met overnachting is het aan te raden om daar even naar te polsen, zelfs als slechts een deel van de wedding party de nacht ter plekke doorbrengt. 

Een attent koppel (of hun bruidsmeisjes, getuigen of ceremoniemeester) bezorgt de huwelijksgasten een overzicht met hotels en andere voorzieningen in de nabije omgeving.

Vraag 10: Wie is jullie contactpersoon?

Idealiter verloopt alle communicatie via eenzelfde persoon. Jullie contactpersoon is een cruciaal element in de planning van jullie bruiloft. Hij of zij volgt het volledige proces op en is van bij het begin betrokken bij de organisatie. Het is wel zo gemakkelijk als de persoon aan wie je al je wensen voorlegt ook bereikbaar is op jullie trouwdag zelf.

Vraag 11: Wat zit wel en niet inbegrepen in de prijs?

Nu de kosten worden aangekaart, rijst de vraag: wat zit er exact inbegrepen in het kostenplaatje? Betaal je enkel voor de locatie, of ook voor andere zaken zoals…

• Keuken- en zaalpersoneel of het gebruik van de keuken
• Opkuis achteraf (of nemen jullie daarvoor zelf de verantwoordelijkheid op?)
• Vestiairepersoneel
• Huur van tafels, stoelen en eventueel ander meubilair
• Decoratie en (extra) verlichting
• Begeleiding bij de organisatie van je huwelijk 
• …

Een volledig kostenplaatje is absoluut onmisbaar. Vraag de locatiebeheerder naar een duidelijk overzicht van welke zaken wel en niet verrekend zijn in de prijs. Dat maakt het eens zo gemakkelijk om verschillende locaties (en hun tarieven) objectief met elkaar te vergelijken. Een overzicht met verschillende servicepakketten is een handig document om samen thuis door te nemen.

 Vergelijk trouwlocaties voor elk budget

Tablouer, Radarwerk, Trouwburo Karo, NJOY weddings

Vraag 12: Wat met extra kosten en supplementen?

Vraag ook naar een overzicht met supplementen en extra kosten voor de diensten waarover je nog twijfelt. Weet je bijvoorbeeld nog niet hoe laat jullie precies aan het decoreren van de ruimte moeten beginnen? Vraag dan hoeveel je extra zou betalen als je een uurtje vroeger aankomt dan voorzien.

Wat als een van je gasten onaangekondigd een plus one meeneemt? Hoeveel betaal je dan voor een extra maaltijd of stoel? Hoe beter je geïnformeerd bent, hoe beter jullie je kunnen voorbereiden op het trouwfeest – en hoe beter jullie kunnen inspelen op verrassingen.

Vraag 13: Wat met annuleringen? En hoe zijn ze verzekerd?

Een minder leuke vraag om te stellen, maar eentje die niet op je checklist mag ontbreken. Stel dat je het huwelijk plots moet uitstellen, of de zaken last-minute over een andere boeg gooit. Hoe zit het dan met jullie reservatie? En wat als een van je gasten per abuis schade berokkent aan het meubilair? Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van hoe de locatie zulke zaken aanpakt.

Tip: Informeer je naar de kosten voor een annulering en of de kosten voor de verzekering inbegrepen zijn in de prijs.

Vraag 14: Zien we onszelf hier trouwen?

De laatste, maar misschien wel de allerbelangrijkste vraag: zien jullie jezelf hier trouwen? Zien jullie de gasten zich hier vermaken? Past het plaatje? En vooral: kunnen jullie je inbeelden dat jullie hier samen een geweldige dag beleven? Als dat al snor zit, komt de rest doorgaans ook wel op zijn pootjes terecht.

Vind de juiste locatie voor jullie droombruiloft

Heb je onze eerdere blogs al gelezen die je begeleiden bij het vinden en vastleggen van de perfecte trouwlocatie?

Trouwlocatie: 8 aandachtspunten voor het begin van je zoektocht 

9 tips om een trouwlocatie binnen je budget te vinden

Hoe boek je een trouwlocatie? En wat gebeurt er na het boeken?