Trouwen in het buitenland? Tips voor een onvergetelijke ervaring.

Wil jij je ja-woord geven onder de Spaanse zon, aan de Italiaanse Rivièra of op de ruwe rotsen van Portugal? Een destination wedding, kilometers ver van huis, maakt je ceremonie niet enkel intiemer... Je ervaart ook je huwelijk en huwelijksreis in één en dat met je meest naaste vrienden en familie. Het plannen van een trouw in het buitenland is echter niet eenvoudig. Voor je naar het buitenland vertrekt om met je geliefde te trouwen, bereid je je best even voor. Wedding planner Stefanie van Wondrous Weddings deelt hier enkele niet te missen details. 

 1. Kies de juiste bestemming

Met haar jarenlange werkervaring in de reissector en haar passie als wedding planner, is het voor Stefanie alleen maar een logische volgende stap om trouwfeesten in het buitenland te organiseren. Ze zoekt naarstig kustlijnen, wijndomeinen en andere zonovergoten gebieden af naar de meest idyllische trouwlocaties. Maar wat maakt volgens haar de locatie nu perfect voor jullie feest? 

Eerst en vooral is het is belangrijk om een bestemming te kiezen die past bij jullie als koppel en je gasten. Misschien hechten jullie wel emotionele waarde aan een specifieke locatie in het buitenland, komt jullie favoriete eten uit die streek of zijn jullie helemaal weg van de heersende natuur... Als jullie een connectie voelen met een bepaalde streek is dit extra waardevol voor jullie ervaring op jullie trouwdag.

Droom je van een trouwfeest op het strand? Bekijk dan ook zeker de Summer Beach Styled Shoot die Stefanie vorig jaar organiseerde, dé trend van het moment! 

Daarnaast kijkt Stefanie of er de mogelijkheid is om het feest buiten te laten doorgaan. Zeker in het zonnige zuiden profiteer je best zoveel mogelijk van het goede weer en de extra kansen die dit biedt. Is er bijvoorbeeld een mooie en grote tuin aanwezig, voegt dit een magische en romantische sfeer toe aan je grote dag. Je kan deze benutten om in open lucht te feesten of onder een tent te dineren, alsook vormt deze een prachtig kader voor je huwelijksfoto's. 

Ook overnachtingsmogelijkheden op of rond de feestlocatie zijn een plus. Je gasten komen van ver en minder verplaatsingen betekent ook minder zorgen en geregel voor hen. 

Dat brengt haar tot het volgende puntje: bereikbaarheid. Je maakt de route naar de bestemming best zo gemakkelijk mogelijk zodat zowel je oudere als jongere gasten het feest makkelijk kunnen bereiken, en natuurlijk ook eventuele leveranciers die vanuit België zouden afreizen. 

De bestemming kleurt je feest en de beleving van je gasten. Houd dus rekening met de afstand, het klimaat, de cultuur, de taal en de beschikbare voorzieningen op de locatie. In tegenstelling tot een trouw op eigen bodem doen je gasten veel meer moeite om aanwezig te zijn. Een bestemming dichtbij huis kan handiger zijn, maar een exotische bestemming zorgt vast en zeker voor een onvergetelijke ervaring.

Tip: Zorg ervoor dat er geen recente reiswaarschuwingen, politieke problemen of gezondheidsproblemen in de regio zijn. Zijn deze er wel - en laat je jezelf daar niet door afschrikken - breng je gasten dan ook volledig op de hoogte zodat niemand zich ongemakkelijk zal voelen vanwege hun religie, geslacht of seksuele voorkeur. 

De laatste locatie die Stefanie ontdekte is deze prachtige Villa Marie te Vorno (Lucca), Toscane, Italië.

2. Huur iemand in die jullie kan bijstaan

Als een trouw in eigen land organiseren al een hele klus is, dan is een trouw organiseren in het buitenland dat zeker. Het inhuren van een wedding planner kan jullie bij de organisatie van een destination wedding echt heel wat kopzorgen besparen. Dankzij zijn/haar vele connecties in binnen- en buitenland weet deze de juiste mensen te verbinden volgens eender welke wensen en noden. Je surft als klant natuurlijk mee op de expertise van je wedding planner in originaliteit en kennis van unieke locaties en leveranciers om jullie droombestemming prachtig vorm te geven.

Bij een bruiloft op een bestemming komt er zoveel meer kijken dan bij een trouwfeest in eigen land. Je gasten doen ook veel meer moeite om je bij te staan op je grote dag. Dat legt de lat misschien nog hoger. Samenwerken met een ervaren wedding planner laat de aanloop naar je trouwdag zo stressvrij mogelijk verlopen. Deze fungeert heel deze periode als jullie vertrouwde persoon. Hij/zij staat rechtstreeks met jullie en met de zaal- of locatie verantwoordelijke in contact en neemt dit geheel of gedeeltelijk van jullie over. De wedding planner helpt jullie bij het plannen en coördineren van alle aspecten. Ook op de dag zelf kan deze assisteren waar nodig om in de kleinste details te voorzien.

Wel interesse in een wedding planner maar past het niet in je budget? Dan kunnen jullie ook op zoek gaan naar een locatie met een event planner ter plaatse. Al moet je in dit geval nog steeds het grootste deel van de planning zelf regelen. 

3. Boek op tijd

Omdat een destination wedding meer tijd vergt om te plannen en te organiseren dan een bruiloft in eigen land, begin je er best op tijd aan. Boek de locatie en eventuele leveranciers ruim van tevoren. Zo voorkom je dat de gewenste locatie of leveranciers al volgeboekt zijn.

Idealiter bezoeken jullie de locatie één keer voordat jullie boeken en een tweede keer drie tot vier maanden voor de bruiloft om de details af te ronden. Als een tweede reis niet mogelijk is, kom dan minstens vijf tot zeven dagen voordat jullie trouwfeest start voor de finale zaken te bespreken. 

4. Informeer de gasten tijdig

Bij een destination wedding is het belangrijk om de gasten tijdig te informeren over de locatie, datum en andere belangrijke informatie. Zo kunnen zij hun reis en verblijf tijdig regelen en voorkom je dat zij door de late informatie niet kunnen komen of peperdure tickets betalen. Save-the-dates stuur je best acht tot twaalf maanden voor het huwelijk uit.

 5. Zorg voor passend vervoer

Het regelen van passend vervoer op de locatie is essentieel. Denk hierbij aan vervoer van de luchthaven naar de accommodatie en vervoer van de accommodatie naar de ceremonie en receptie. Zorg ervoor dat de gasten hier tijdig over worden geïnformeerd en dat het vervoer goed geregeld is.

Hoe gemakkelijk of moeilijk het voor de aanwezigen is om naar de gekozen bestemming te komen, heeft invloed op hoeveel mensen "ja" zeggen tegen het evenement. Een goed voorbereid plan kan hierbij een groot verschil maken in het aantal aanwezigen op jullie trouwfeest. 

 6. Houd rekening met de cultuur

Bij een destination wedding is het belangrijk om rekening te houden met de cultuur van de locatie. Denk bijvoorbeeld aan de dresscode, de gebruiken en de etiquette. Zo voorkom je dat je onbedoeld in de fout gaat en toon je respect voor de lokale cultuur.

 7. Maak gebruik van lokale leveranciers

Het inhuren van lokale leveranciers zorgt voor een authentieke ervaring. Zeker voor verse producten kan het voordelig zijn om met lokale leveranciers te werken zoals bv. de bloemen. Kies je een bloemist uit de streek, siert het jullie feest natuurlijk in de stijl, tradities en trends van het land waar het feest doorgaat. 

Toch vormt het soms een barrière om lokale leveranciers te kiezen om wille van de taalbarrière of simpelweg omdat je op voorhand geen idee hebt wat voor werk zij verrichten. In dat geval nemen veel koppels hun leveranciers gewoon mee!

Wil je dus toch de decoratie waar je van droomt? Dan kan een bloemist uit eigen land de bloemen transporteren in een verkoelde vrachtwagen of hij/zij kan werken met een lokale handelaar. De buitenlandse locaties werken meestal vaak samen met bloemisten, zij kunnen je ook altijd wel wat bloemisten aanbevelen. 

De fotograaf of videograaf is ook iemand waar je je hele dag mee spendeert. Het kan dus fijner zijn om iemand te kiezen die de eigen taal spreekt en jullie zo meer op jullie gemak kan stellen. 

Sommige bruiden verkiezen ervoor om hun vertrouwde haarstylist en make-up artiest mee te nemen. Zij kennen je persoonlijke stijl en kunnen ervoor zorgen dat jullie er op je best uitzien op deze speciale dag. Heb je geen vaste haarstylist of make-up artiest dan kan je de reiskosten besparen door iemand uit de regio te nemen. Reis je een paar dagen op voorhand naar de locatie, kan je nog steeds je kapsel en make-up even testen - moest je absoluut zeker willen zijn!

Ook DJ's zijn een hele persoonlijke keuze. Moest je echt een voorkeur hebben voor een bepaalde DJ of live band om het feest in te zetten, is dat het overwegen waard om deze artiesten mee te nemen. Zo ben je zeker dat de muziekstijl matcht met je smaak en dat de juiste sfeer wordt neergezet. 

Wat je ook kiest, doe op voorhand je research over welke leveranciers geschikt zijn. Wees kritisch, lees voldoende reviews en stem alles duidelijk af zodat zij een goed beeld krijgen van jullie verwachtingen. Zo zijn jullie zeker dat jullie met een goede lokale leverancier in zee gaan. 

Villa Marie te Vorno (Lucca), Toscane, Italië.

8. Plan activiteiten voor de gasten

Een destination wedding biedt de mogelijkheid om er een meerdaags evenement van te maken. Enkele bijkomende activiteiten tussendoor maken de ervaring compleet.

Denk aan een welkomstdiner, een excursie naar de lokale bezienswaardigheden of een strandfeest. Gasten genieten altijd van wat extra bijeenkomsten. Sommige koppels organiseren interactieve uitstapjes die de locatie onder de aandacht brengen, zoals groepsrondleidingen of proeverijen. En als afscheid kunnen jullie het huwelijksweekend afsluiten tijdens een brunch of lunch na de bruiloft.

Maar ook als je je gasten tussendoor vrij laat om hun eigen tijd in te delen, is het vast en zeker een extra troef om in het buitenland te trouwen. Eén die zeker nog lang zal nazinderen door de unieke benadering. Denk vooral steeds aan jullie budget en tijdschema bij de organisatie van je feest. De sfeer en gezelligheid die komen vanzelf wel!

Heb je na het lezen van deze tips en tricks ook heel veel zin gekregen om je trouw te laten doorgaan in het buitenland? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met Stefanie, zij maakt je vast en zeker wegwijs in de verdere stappen naar je feest! 

Plan je destination wedding hier