9 tips om een trouwlocatie binnen je budget te vinden

Foto: Fonteinhof

Een trouwlocatie vinden binnen je budget én verzekeren dat je dat budget doorheen de planning blijft respecteren? Met deze 9 tips wordt dat een stuk eenvoudiger. We steunden voor dit artikel trouwens niet enkel onze jarenlange ervaring in de eventsector. We gingen ook ten rade bij Michiel Reyskens, de locatiemanager van Fonteinhof. 

‘Het kiezen van een locatie en hoe je binnen je trouwbudget blijft, horen zeker samen,’ vertelt hij ons. En de beste manier om binnen je budget te blijven? ‘De juiste locatie kiezen!'

Bekijk de mooiste trouwlocaties in Vlaanderen

Tip 1: Stel een helder en realistisch budget op

Logisch, maar een helder en realistisch budget opstellen is de beste manier om buitensporige kosten te vermijden. Met een duidelijk budget krijgen jullie meteen een beeld van wat wel en niet kan.

Verdeel jullie budget vervolgens in verschillende categorieën (trouwkledij, catering, decoratie, …). Een groot deel (als niet het grootste deel) van je budget gaat naar de trouwlocatie.

Hoeveel kost een trouwfeest in België gemiddeld?

Gemiddeld spenderen Belgische koppels zo’n 15.000 tot 18.000 euro aan hun trouwfeest. https://www.salino.be/nl/blog/item/hoeveel-kost-een-trouwfeest-geven-echte-cijfers/ Het gaat om het budget voor de volledige bruiloft: van de trouwlocatie en catering tot trouwkledij en bloemstukken.

Natuurlijk is dat maar een gemiddelde. Er zijn heel wat factoren die het uiteindelijke kostenplaatje beïnvloeden. Een van de belangrijkste factoren is bijvoorbeeld het aantal gasten dat je uitnodigt. Gemiddeld betaal je zo’n 115 euro per genodigde.

Het is perfect mogelijk om met een lager budget een onvergetelijk trouwfeest te organiseren.

Een belangrijke tip van Michiel: ‘Koppels onderschatten vaak heel erg hoeveel een fotograaf of dj voor een huwelijk echt kost. Er zijn bijvoorbeeld huwelijksfotografen die 1.000 euro vragen, maar je hebt er ook die 3.500 euro aanrekenen voor dezelfde klus.’

Gemiddelde kosten voor een trouwlocatie

Van dat budget spendeert een huwelijkspaar gemiddeld 5.000 tot 8.000 euro aan de trouwlocatie. Ook hier betreft het slechts een gemiddelde. Er zijn zowel meer budgetvriendelijke als meer extravagante opties.

Tip: Als jullie een trouwlocatie inclusief catering kiezen, zet je daarvoor gemiddeld 40% van het budget opzij.

De kosten voor de trouwlocatie beslaan dus een aanzienlijk deel van je trouwbudget. Een van de vele redenen waarom je voorbereidingen beginnen bij het vinden van de juiste trouwlocatie.

Is thuis trouwen echt goedkoper?

Koppels kiezen er weleens voor om thuis (of in de tuin van ouders of grootouders) te trouwen. Dat kan een manier zijn om te besparen op de kosten voor je trouwfeest. Een belangrijke kanttekening: dat geldt hoogstens voor kleine, intieme trouwfeesten.

Logisch ook. Met tientallen tot honderd(en) gasten moet je extra meubilair, voldoende servies, sanitaire en andere voorzieningen huren of aanschaffen. Ook bedienend personeel. Zulke kosten zitten vaak inbegrepen in de kosten voor een trouwlocatie.

Weetje: Een grote tent huren voor een trouwfeest in de tuin? Daarvoor betaal je ongeveer evenveel als voor een heuse trouwlocatie!

Op die manier lopen de kosten voor een groot trouwfeest bij je thuis op en kan een bruiloft op locatie alsnog heel wat budgetvriendelijker uitdraaien.

Vind alles wat je nodig hebt voor een prachtig trouwfeest

Tip 2: Zo stel je een realistisch budget op voor je trouwlocatie

Een realistisch budget bepaal je aan de hand van verschillende factoren.Neem deze zaken mee in overweging:

Aantal gasten. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd – en hoe meer plek je nodig hebt voor het trouwfeest. Een grotere locatie is niet altijd per se duurder, maar een locatie met voldoende stoelen, tafels, sanitaire en andere voorzieningen kan wél wat meer kosten.

Overnachtingen. Blijven jullie en (een deel van) de huwelijksgasten ter plaatse overnachten? Reken dan op extra kosten voor het gebruik van de beschikbare logies. 

Timing. Trouwen tijdens het hoogseizoen is beduidend duurder dan trouwen tijdens een minder drukke maand.

Duur van het feest. Hoe langer het trouwfeest duurt en hoe langer de periode waarin je de locatie boekt, hoe hoger het kostenplaatje.

All-in-service of niet. Een locatie met verschillende extra diensten kost meer dan een locatie waarbij je heel wat zelf moet regelen. Daartegenover staat dat een locatie met heel wat extra voorzieningen (catering, decoratie, animatie en begeleiding) uiteindelijk vaak goedkoper uitkomt dan een locatie waarbij je alles zelf regelt.

Michiel van het Fonteinhof gaat dieper in op de vraag of je beter wel of niet voor een locatie met all-in-service kiest. ‘Bij het kiezen van een trouwlocatie moet je jezelf de vraag stellen: vinden we het erg om dingen zelf te doen, of willen we dat er zoveel mogelijk voor ons wordt gedaan?’

‘Van daaruit bekijk je welke locatie je verkiest naargelang hun aanbod,’ gaat hij verder. ‘Wat is écht inclusief, welke service bieden ze aan, hoe begeleiden ze ons... Wil je zelf bijvoorbeeld een traiteur zoeken en daarmee alles afspreken? Of maak je gebruik van de in-house-catering?’ Hetzelfde geldt voor bloemen, materialen, entertainment enzovoort, vult de locatiemanager aan.

Tip 3: Let op de kosten voor de duur van je reservatie

De reservatieperiode is een belangrijke factor die het prijskaartje voor de trouwlocatie beïnvloedt. Een locatie voor enkele uurtjes huren, kan bijvoorbeeld goedkoper zijn dan de locatie reserveren voor een of meerdere dagen.

‘Wij werken met een vaste prijs voor het domein van bijvoorbeeld vrijdag- of zaterdagmiddag tot zondagmiddag. Koppels en feestvierders moeten op die manier niet extra betalen als ze om 5 uur ’s morgens en niet om 3 uur ’s morgens stoppen met feesten. 'Daarvoor rekenen wij niets extra aan,’ vertelt Michiel.

Hij geeft nog een belangrijke waarschuwing mee: ‘Het extra aanrekenen om de zaal bijkomende uren te huren, is bij heel wat feestzalen een valkuil.’

Let dus goed op de bijkomende kosten wanneer je een uurtje langer verder feest of een uur vroeger begint met de voorbereidingen!

Tip 4: Overloop wat wel en niet inbegrepen is 

‘Staar je niet blind op de eerste totaalprijs die je ontvangt van je locaties. Vergelijk de totaalplaatjes, rekening houdend met wat er al dan niet in de zaal inbegrepen is,’ geeft Michiel mee. 

Tip: Vraag steeds naar een duidelijk overzicht met alle inbegrepen kosten. Daarmee kun je verschillende trouwlocaties en hun aanbod objectief vergelijken.

Wat zit er zoal in een all-inclusive trouwlocatie?

De ‘all-in’ van de ene trouwlocatie omvat niet altijd dezelfde kosten als de ‘all-in’ van de andere trouwlocatie.

‘Vraag goed na welke logistiek er aanwezig is en wat de zaal wel en niet zelf voorziet,’ adviseert Michiel. ‘Sommige zalen hebben bijvoorbeeld geen eigen keuken en cateringservice, of geen eigen tafels en stoelen. Dan is het logisch dat je op een prijsverschil uitkomt.’ 

Je moet die zaken dan huren bij een externe partij. Zo kan kiezen voor een (op het eerste gezicht) goedkopere formule toch uitmonden op een hogere eindkost.

De locatiemanager geeft een praktisch voorbeeld: ‘Wij vragen 6 euro per persoon voor tafels en stoelen, extern is dat al snel zo’n 14 euro per persoon. Voor een feest met 250 gasten is dat een verschil van 2.000 euro, enkel voor tafels en stoelen.’ 

Zaken die al dan niet inbegrepen kunnen zijn in de all-in prijs:

- Huur van de locatie zelf (let goed op de reservatieperiode!)

- Gebruik of huur van stoelen, tafels en ander meubilair

- Decoratie, versiering en aankleding van de binnen- en buitenruimtes

- Drank (vaak inbegrepen tot een bepaald tijdstip)

- Catering en zaalpersoneel

- Entertainment

- Shuttledienst

- Eigen tent

- Overnachtingsmogelijkheden

- Begeleiding bij de organisatie van het trouwfeest

Trouwlocaties met alles erop en eraan? Verken het aanbod!

Tip 5: Prijzen zijn afhankelijk van het seizoen

Heel wat koppels kiezen voor een zomerse bruiloft. Daardoor stijgt het aantal boekingsaanvragen voor de zomerperiode aanzienlijk. Het resultaat? Duurdere trouwlocaties tijdens de zomer, en beduidend lagere tarieven tijdens de wintermaanden.

Tip: Een tent huren voor je openluch

Wat is de beste maand om te trouwen?

Bijna 70 procent van de bruiloften vindt plaats tussen juni en september. September (goed voor 18%) en juli (19%) zijn daarbij de populairste maanden. Bijgevolg zijn boekingen in die periode beduidend prijziger.

De minst populaire maanden zijn januari en februari (net geen procent van de trouwfeesten vindt in die maand plaats).

Om de vraag te beantwoorden: er is niet zoiets als de beste maand voor een trouwfeest. Alles hangt af van je persoonlijke voorkeuren. 

Werk je met een beperkt budget of wil je besparen op de trouwlocatie (zodat je kunt splurgen in andere budgetcategorieën)? Dan kun je kiezen voor een trouwfeest in de herfst- of wintermaanden, of in het vroege voorjaar.

Met deze tips organiseer je een magische winterse bruiloft!

Wat is de beste dag om te trouwen? 

De populairste dag voor (Belgische) trouwfeesten is zaterdag. Maar ook hier geldt: het is jullie trouwfeest en wat de ideale trouwdag is, bepalen jullie helemaal zelf.

Tip 6: Eigen catering versus in-house-catering en de afkoopsom

Kosten besparen door zelf een cateraar of foodtruck(s) in te schakelen? Dat kan, maar als de trouwlocatie ook in-house-catering aanbiedt, betaal je vaak een afkoopsom.

Bonustip: Sommige trouwzalen en -locaties werken samen met vaste leveranciers. Kiezen uit een van die vaste partners is vaak een voordelige optie.

Kiezen jullie liever zelf een cateraar of foodtruck(s) uit? Overweeg dan een trouwlocatie vrij van catering.

Cateringloze trouwlocaties in Vlaanderen

Tip 7: Let op verborgen kosten: van verzekeringen tot het aansnijden van de bruidstaart

Verborgen kosten wil je ten alle tijde voorkomen. Maak duidelijke afspraken met de locatiemanager en neem de tijd om de kleine lettertjes van het contract grondig door te nemen. Enkele kosten waar jullie niet over willen struikelen:

- Afkoopsom.

- Verzekering.

- Supplement voor extra uurtjes. Wat langer doorgefeest dan gepland? Let op voor extra kosten! Informeer je goed op voorhand naar zulke supplementen.

- Aansnijden van de taart. Say what now? Als je trouwlocatie een bruidstaart aanbiedt in een totaalpakket maar je liever zelf een taart voorziet, kan de locatie extra kosten aanrekenen voor het snijden en serveren van de taart.

Tip 8: Vraag naar het verzekerings- en annuleringsbeleid

Minder leuk, maar vraag ook even naar de kosten bij een annulering én het verzekeringsbeleid van de trouwlocatie. Schade aan eigendommen of de trouwlocatie zelf wil je natuurlijk vermijden. Maar wat als een huwelijksgast per ongeluk een decoratiestuk omstoot?

Een verwittigd koppel is er 2 waard!

Tip 9: Voorzie een reservebudget voor onverwachte kosten

Houd een bedrag opzij om onverwachte kosten te dekken. Daarmee huur je bijvoorbeeld last minute een extra stretchtent of voorzie je een extra maaltijd en zitplaats voor een onverwachte gast. Blijft het reservebudget onaangeraakt? Dan heb je een leuk extraatje voor je huwelijksreis!

Maak kennis met honderden trouwlocaties in Vlaanderen

Hartelijk dank aan Michiel Reyskens!

We willen Michiel van het Fonteinhof graag van harte bedanken voor het gesprek, zijn tijd, en zijn essentiële bijdrage aan dit artikel. 

Krijg je graag nog meer advies van een echte locatiemanager? Michiel stond ons ook te woord voor het artikel over het vastleggen van een trouwlocatie en alles wat daarop volgt. 

Nog op zoek naar een sprookjesachtige trouwlocatie (met overnachtingsmogelijkheden!) in het Limburgse groen? 

Neem een kijkje bij het Fonteinhof en boek een bezoekje aan het prachtige Borgloon!

Las je deze blogpost al? 

Trouwlocatie: 8 aandachtspunten voor het begin van je zoektocht

Checklist: Hoe bereid je jezelf voor op een bezoek aan een trouwlocatie?

Hoe boek je een trouwlocatie? En wat gebeurt er na het boeken?