Checklist en timetable: Zo organiseer je een subliem personeelsfeest (+ wanneer boek je welke leveranciers?)

Tips en Trends

21/05/2024

Een heerlijk personeelsfeest organiseren? Wie deze timetable en checklist volgt, mag rekenen op succes!

Helemaal geen ervaring met het organiseren van events? Dan is deze timetable de ideale leidraad. Al wat ervaring, maar graag een handig overzicht met wat zeker op je to-do-list moet staan? Dan vind je in dit artikel een volledige checklist voor de planning van een knallend event.

Je ontdekt hier onder meer wanneer je welke leveranciers boekt en hoe je een geslaagd personeelsfeest voorbereidt. Uiteraard is elk event anders (dat weten we bij Salino maar al te goed!), maar deze checklist vormt een algemene richtlijn voor een vlekkeloze organisatie.

Nood aan persoonlijke begeleiding of advies? Of geef je liever de hele organisatie uit handen? Ons team staat je bij met raad en daad!

Ontdek onze eventservice voor bedrijven

6 maanden voor het personeelsfeest

Zo’n 6 maanden voor het personeelsfeest regel je deze 5 dingen:

Doel, thema en concept bepalen
Budget opstellen
Datum en locatie vastleggen
Ruwe schets van het programma maken
Optioneel: samenwerking met een eventplanner opstarten

Tip: Plan je een personeelsfeest tijdens de zomermaanden of rond de kerstperiode? Houd er rekening mee dat heel wat event leveranciers, foodtrucks en cateraars ontzettend veel boekingen binnen krijgen tijdens die drukke periodes. Door op tijd te boeken, verzeker je dat je al je favoriete eventpartners kunt inschakelen.

1. Geef vorm aan het event: bepaal een doel, thema en concept

Je hebt allicht al een idee van waarom je een personeelsfeest organiseert. Vaak geeft dat doel al een bepaalde vorm aan het event. Denk maar aan een kerstfeest, familiedag of nieuwjaarsdrink.

Het thema en concept van het event kunnen sterk gelinkt zijn aan het doel. Bij een kerstfeest is dat bijvoorbeeld meteen duidelijk; wie een familiedag plant, kan uit heel wat concepten en thema’s kiezen. Denk maar aan een retro dag, een feest met jungle thema of een spannende casino-avond.

2. Stel een budget op

Door op voorhand een budget vast te stellen, maak je het hele planningsproces een stuk eenvoudiger. Bepaalde zaken zullen wel en niet binnen het budget passen.

Protip? Zet een stukje van het feestbudget opzij als reserve. Daarmee vang je verrassingen op of voorzie je last minute een leuke attentie voor het personeel.

Pssst… Nog meer tips nodig? Check hier wat je zeker niet mag vergeten bij het plannen van een bedrijfsevent!

3. Kies een datum en locatie

Waar en wanneer gaat het personeelsfeest door? Bekijk of je een eventlocatie huurt, of het event op bijvoorbeeld de bedrijfsparking organiseert. De locatie voor het personeelsfeest is key: de setting zet de toon voor het hele event!

Kies je voor een eventlocatie? Bekijk dan of je gebruik maakt van de eventuele in-house catering of samenwerkt met een eigen cateraar of foodtruck.

Tip: Houd je een outdoor personeelsfeest? Dan is dit het moment om op zoek te gaan naar een leuke feesttent.

4. Schets het programma

Je hoeft zeker nog geen volledige planning te maken van het event, maar het helpt enorm om nu al een ruwe schets van het verloop van de dag te maken.

Enkele zaken die je alvast kunt bepalen:

Catering of foodtruck: serveer je ontbijt, lunch, diner en/of een receptie? Welke cateringformule kies je?
Gastsprekers: komt er een speech moment? Worden er lezingen gehouden? Stel je een nieuw product voor?
Activiteiten: plan je een leuke workshop of wedstrijd? Organiseer je een netwerkmoment?
Entertainment: nodig je een DJ of live bandje uit?

5. Optie: kies een eventplanner

Last but not least: bepaal of je al dan niet samenwerkt met een eventplanner.

Hoe uitgebreider het event, hoe vroeger je die eventplanner onder de arm wilt nemen. Je hebt deze maand ruim de tijd om je ideale match te vinden en een samenwerking op poten te zetten!

Pssst… Ook voor de volledige ontzorging van je bedrijfsevent kun je bij Salino terecht. Ontdek hier wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen!

5 maanden voor het personeelsfeest

Zo’n 5 maanden voor het personeelsfeest leg je deze zaken vast:

Catering boeken
Eventfotograaf inschakelen
Afspraken maken met leveranciers

Pssst… Beetje later met plannen? Geen zorgen! Ontdek hier hoe je last minute een leuk bedrijfsevent organiseert.

1. Boek een cateraar of foodtruck

Een cateraar en/of enkele leuke foodtrucks mogen niet ontbreken op een geslaagd bedrijfsevent. Dit is dan ook hét moment om ze te boeken.

Pssst… Niet zeker welke foodtrucks je wilt uitnodigen? Hier vind je onze 10 favoriete types foodtruck!

2. Schakel een eventfotograaf in

Ook je eventfotograaf contacteer je deze maand. Spreek af wanneer de fotograaf arriveert en hoe lang die aanwezig blijft.

Tip: Een leuke foto met al het personeel? Zet die gezamenlijke fotoshoot mee op het programma!

3. Maak afspraken met deze leveranciers en partners

Maak nu alvast afspraken met je belangrijkste leveranciers:

Meubilair en servies: tafels, stoelen en eetgerei
Decoratie: decoratiestukken, bloemwerk en andere aankleding van je event
Audiovisueel materiaal: licht-, beeld- en geluidsinstallatie
Muziek en entertainment: een DJ of live band

Nodig je gastsprekers uit of organiseer je een workshop? Maak dan ook met die partners alvast de nodige afspraken.

4 maanden voor het personeelsfeest

4 maanden voor het event wil je deze zaken op orde brengen:

Programma uitwerken
Contactgegevens verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen en bestellen

1. Werk het programma gedetailleerd uit

Nu je duidelijke afspraken hebt gemaakt met alle leveranciers en partners, kun je het programma finaliseren.

Tip: Je kunt nu eventueel ook al bekijken of je alternatieven voorziet voor wanneer bijvoorbeeld een van de gastsprekers uitvalt. Een voorbereid planner is er twee waard!

2. Verzamel contactgegevens

Niet onbelangrijk: maak een lijst met contactgegevens van alle betrokken partijen. Denk aan:

Locatiemanager
Cateraar en/of foodtrucks
Eventplanner
Leveranciers van tenten, meubels, decoratie en andere materialen
Eventbloemist
Gastsprekers en workshop verzorgers
Entertainers
Eventfotograaf
Opkuis
Ophalen van de gehuurde materialen

3. Ontwerp en bestel de uitnodigingen

De uitnodigingen kun je deze maand (laten) ontwerpen. Bestel ze op tijd: je wilt ze zo’n 3 maanden voor het feest versturen naar alle genodigden!

3 maanden voor het personeelsfeest

Het personeelsfeest komt steeds dichterbij - en je to-do-lijstje wordt alsmaar korter. Breng deze dingen nog snel in orde:

Uitnodigingen versturen
Optioneel: vergunningen en verzekeringen regelen

1. Verstuur de uitnodigingen

Tijd om je uitnodigingen op de bus te doen.

Tip: Geen tijd gehad om papieren uitnodigingen te bestellen? Met een e-invite breng je iedereen tijdig op de hoogte - en verzamel je alle RSVPs mooi op tijd.

2. Ga na of je vergunningen en verzekeringen nodig hebt

In heel wat gevallen is het niet nodig om een vergunning aan te vragen voor je event. Zeker als je het personeelsfeest op een eventlocatie organiseert. Ga voor de zekerheid bij de gemeente na of je toch het een en het ander moet regelen.

Het kan, in bepaalde gevallen, nodig of handig zijn om een eventverzekering af te sluiten. Dat is soms nodig als je bijvoorbeeld vrijwilligers inschakelt. Meestal gaat het om een eenvoudige burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering.

1 maand voor het personeelsfeest

Deze maand regel je een bedankje, goodiebag of ander aandenken voor de gasten.

Stel een goodiebag samen of voorzie een ander leuk bedankje

Een van de leukste event trends voor 2024: de gepersonaliseerde goodie bag! Wat er in de goodiebag zit? Dat kies je zelf! Denk aan het thema en belangrijke of memorabele punten op het programma.

Een leuk kaartje of klein bedankje is natuurlijk ook een fijne attentie. Bekijk wat past binnen het vooropgestelde budget.

Protip: Is er voldoende tijd en ruimte in het budget? Bekijk dan hoe je de goodiebags kunt personaliseren. Van een nametag tot een persoonlijk bedankkaartje: elke attentie telt.

3 weken voor het personeelsfeest

Nu het event nadert, wil je deze zaken regelen:

Afspraken met leveranciers en partners finetunen
RSVPs controleren
Draaiboek opstellen

1. Finetune de afspraken met je leveranciers

Spreek duidelijk af wanneer welke leveranciers arriveren en vertrekken.

Verzeker dat alle meubels en decoratiestukken een of enkele dagen op voorhand geleverd worden. Bespreek met de locatiemanager wanneer je de voorbereidingen kunt treffen. Zo heb je voldoende tijd om de eventlocatie aan te kleden.

Tip: Vraag alvast rond wie komt helpen met het voorbereiden van de eventlocatie. Helpende handen zijn meer dan welkom!

2. Overloop de RSVP-lijst

Ga na of alle genodigden gereageerd hebben op de uitnodiging. Stuur reminders naar wie dat nog niet deed.

3. Stel het draaiboek op

Een belangrijke laatste taak voor deze week. In het draaiboek vind je een volledig overzicht van het verloop van het personeelsfeest. Onder meer:

Aankomst van alle leveranciers
Aankomst van de cateraars en/of foodtrucks
Start en afloop van de catering
Eventuele tafelindeling
Aankomst van de gasten
Welkomstreceptie
Speeches, lezingen en andere belangrijke momenten
Fotoshoot
Aanvang van workshops en andere activiteiten

Deel het draaiboek vervolgens met alle betrokken partijen.

Tip: Een kopie van de lijst met contactgegevens mag niet ontbreken in het draaiboek.

2 weken voor het personeelsfeest

Tijd om de puntjes op de i te zetten!

Bevestig het gastenaantal en het menu bij je cateraar, foodtrucks en/of in-house catering

Geef de cateraar of foodtrucks het definitieve gastenaantal door en communiceer over eventuele wijzigingen aan het menu. Hebben sommige gasten bepaalde dieetvoorkeuren of -restricties? Breng je cateraar of foodtruck daar zo snel mogelijk van op de hoogte.

1 week voor het personeelsfeest

Je to-do-lijstje is afgewerkt! Tijd om enkele zaken te controleren:

Het weer voor deze week bekijken
Reminders naar je gasten sturen
Check-up met alle leveranciers en partners

1. Check het weer

Toch nog een regenbui tijdens het personeelsfeest? Een onverwachte hittegolf op de weerkaart? Kan gebeuren! Bekijk of je bepaalde onderdelen van het event moet aanpassen.

Een extra tent boeken, bepaalde activiteiten naar binnen verhuizen of die voetbalcompetitie toch maar inruilen voor een rustige indoor activiteit: met wat kleine ingrepen ben je op alles voorbereid.

2. Stuur een reminder naar alle gasten

Stuur voor de zekerheid een reminder naar je gasten en/of kondig het event nog een keer aan in de nieuwsbrief.

3. Laatste check up met partners en leveranciers

Overloop de afspraken met je leveranciers en partners. Verzeker dat iedereen een kopie van het draaiboek heeft ontvangen.

Een volledig ontzorgd personeelsfeest? Reken op Salino voor een succesvol event!

Er komt heel wat kijken bij het organiseren van een personeelsfeest. Bovenstaand overzicht geeft je alvast een handige leidraad voor een geslaagde planning. Kun je wat hulp en advies gebruiken? Bij Salino weten we van wanten!

Met…