Trouwlocatie: 8 aandachtspunten voor het begin van je zoektocht

Foto: La Gare 27 (Antwerpen)

Eerst en vooral: proficiat! Jij en je partners tappen binnenkort in het huwelijksbootje. Een prachtig, eeuwenoud ritueel dat jullie liefde voor elkaar symboliseert. Maar voor het zover is, moet je natuurlijk je bruiloft plannen. Geen eenvoudige klus - we know.

Alles begint bij het kiezen van de juiste trouwlocatie. Precies daarom hebben we dit dossier voor je samengesteld. We geven je tips mee uit onze eigen ervaring én uit de ervaring van onze honderden eventpartners In dit eerste stukje gaan we dieper in op hoe je begint aan de zoektocht naar de perfecte trouwlocatie. Wie deze 8 zaken in gedachten houdt, komt gegarandeerd uit op een droomlocatie!

Bekijk en vergelijk onze huwelijkslocaties

1. Regio: Trouw je dicht bij huis of niet?

De eerste belangrijke vraag die jullie jezelf moeten stellen. Trouwen jullie dicht bij huis, of gaan de festiviteiten wat verder weg door? 

Wie dicht bij huis trouwt, mag er doorgaans op rekenen dat de meerderheid van de genodigden gemakkelijk op de locatie raakt. Ook na het feest keren de meeste gasten weer gewoon naar hun eigen stekje.

Trouw je wat verder af? Dan zijn er 2 belangrijke zaken waarmee je rekening wilt houden:

Bereikbaarheid. Niet enkel voor de gasten, maar ook voor jezelf en je event leveranciers. Houd ook rekening met de reistijd voor bezoeken aan de locatie doorheen het organisatieproces.

Overnachting. Blijven jullie en (een deel van) de gasten na het feest logeren? Dan kan een trouwlocatie met overnachtingsmogelijkheden interessant zijn. 

Daarnaast hoeft de ceremonie niet plaats te vinden op dezelfde locatie als bijvoorbeeld het diner of het dansfeest. Verschillende locaties combineren, biedt wat extra vrijheid bij het plannen van jullie bruiloft.

Verplaatsen jullie en je gasten je doorheen de huwelijksdag van de ene locatie naar de andere? Let in dat laatste geval goed op de bereikbaarheid van de verschillende locaties. Een shuttlebusje zorgt ervoor dat alle gasten zich comfortabel kunnen verplaatsen.

Foto's:  Chateau Pironne, The Red Penguin, De Bosch, Nieuwithof 

2. Datum: Wanneer geven jullie elkaar het jawoord?

Je trouwdatum is een tweede belangrijke factor. Veel trouwlocaties zijn maanden (en soms zelfs jaren) op voorhand volgeboekt. Het kan wat puzzelen zijn om een datum te vinden die past voor jullie, je huwelijksgasten én de locatiebeheerders.

Je flexibel opstellen wat de precieze datum betreft, kan resulteren in een trouwfeest op een droomlocatie. Wil je toch echt op een specifieke datum trouwen, bijvoorbeeld op de verjaardag van jullie eerste date? Dan is een beetje flexibiliteit omtrent de precieze locatie misschien wel op zijn plaats.

H3: Trouwen in de winter versus trouwfeest in de zomer

Houd er rekening mee dat aanzienlijk meer koppels voor een zomers huwelijk kiezen. Wie een winterse bruiloft organiseert, mag erop rekenen dat er meer locaties beschikbaar zijn. Bovendien hanteren locaties soms ook lagere tarieven voor boekingen in het najaar.

Lees ook: Een magisch wintertrouwfeest organiseren? Dat doe je zo! 

Tip: Voorzie een warm plekje voor al je gasten op de koudste dagen van het jaar, en vergeet je gasten geen verkoeling te bieden als je op een heter moment trouwt!

Foto's: Alta Ripa II, Golfclub Withof, Woestyne, De Kapel Merkplas

Bekijk de beschikbaarheden van honderden prachtige trouwlocaties in België

3. Aantal gasten: Kies een kleine of grote trouwlocatie op maat van je wedding party 

Nog een belangrijke keuze: ga je voor een intieme trouw (met een handvol tot een dertigtal huwelijksgasten), of dromen jullie van een groots feest met (meer dan) honderd gasten?

Het is cruciaal dat je trouwlocatie geschikt is om het aantal genodigden op te vangen. Denk niet enkel aan zitplekken, maar ook aan sanitaire voorzieningen en eventuele overnachtingsmogelijkheden.

Trouwlocatie met of zonder overnachting?

Wie ver van huis trouwt, houdt er best rekening mee dat de huwelijksgasten mogelijks ook ergens willen overnachten. Een trouwlocatie vinden waar honderden gasten kunnen blijven logeren, is niet in elke regio mogelijk. Bekijk in zo’n geval of er voldoende hotelkamers te vinden zijn in de buurt van je trouwlocatie.

4. Eigen catering of locatie inclusief maaltijden

Nog een praktisch puntje om even bij stil te staan: boek je een locatie met of zonder inbegrepen catering? Over het algemeen zijn er 3 opties wat de catering op je huwelijkslocatie betreft:

- Locatie inclusief catering. De locatiemanagers voorzien zelf de nodige maaltijden, versnaperingen en drankjes. Uiteraard kiezen jullie zelf uit het aanbod van de in-house-catering. 

- Locatie exclusief catering. Andere locaties voorzien geen cateringopties . Je nodigt zelf een cateraar of foodtruck(s) uit. Perfect voor koppels die hun huwelijk graag echt zelf tot in de puntjes organiseren. Houd er rekening mee dat zulke locaties niet altijd over een eigen keuken beschikken.

- Locatie met beide opties. Tot slot zijn er ook locaties waar je zelf de keuze hebt. Er is een keuken – met personeel – beschikbaar. Jullie kiezen zelf of je het aanwezige keukenteam inschakelt of beroep doet op een externe cateraar, een foodtruck inhuurt, of het koken overlaat aan dat ene culinair aangelegde familielid.

Tip: Kies je voor je eigen cateraar of foodtruck? Houd er rekening mee dat veel locaties een afkoopsom aanrekenen als je geen gebruik maakt van de in-house-catering.

All-in trouwlocaties

Sommige locatiebeheerders bieden heel wat meer dan enkel catering. Zo vind je bijvoorbeeld locaties met entertainment, decoratie en andere opties voor de aankleding van je trouwfeest. Ook begeleiding en ondersteuning bij het organiseren van jullie bruiloft behoren tot de opties.

Tip: Onderschat de creativiteit en flexibiliteit van zulke aanbieders niet! Dat je een deel van de planning van jullie bijzondere dag uit handen geeft, betekent geenszins dat je de controle over het feest kwijtraakt.

Eigen catering? Verken ons ruime aanbod 

Foto's: Atelier Diner, Baroque baroque, d.ish, Declerck catering

5. Trouwlocatie binnen, buiten of allebei (of misschien aan het water?)

Dromen jullie van een huwelijksceremonie onder de blote hemel, of geven jullie elkaar binnenskamers het jawoord? 

Tip: Voor een winters huwelijk voorzie je bij voorkeur ook een of meerdere binnenruimtes, of huur je een tent (misschien wel met een gezellige vuurkorf!). Tijdens de zomer vinden je gasten verkoeling onder een stijlvolle stretchtent.

Sommige locaties beschikken over zowel een of meerdere binnenruimtes als bijvoorbeeld een idyllische tuin. Op een andere locatie is het dan weer voornamelijk binnen te doen.

Foto's: Vijverhof, Fonteinhof, De Serre, Le Saulchoir

6. Stijl: Traditioneel in een kerk of een sprookjeshuwelijk in het bos?

Nu we de meest praktische overwegingen overlopen hebben, kunnen we nadenken over de luchtigere aspecten van je huwelijksfeest. Hebben jullie duidelijke esthetische voorkeuren? Dan neem je die wensen uiteraard mee in je zoektocht!

Inspiratie: Traditionele, bijzondere en hippe trouwlocaties

Enkele traditionele en minder traditionele locatietypes:

- Kasteel. Perfect voor wie het sprookjeselement niet mag ontbreken: een kasteel met grote zalen, een eigen, uitgestrekt landgoed en verborgen hoekjes. 

- Ontwijde kerk of klooster. Trouwen is van oudsher iets religieus. Mag het religieuze aspect niet ontbreken op jullie trouwpartij of zijn jullie gewoon grote fans van de statige uitstraling van kerkelijke gebouwen? Dan is dit de optie voor jullie.

- Hoeve. Op zoek naar de ideale locatie voor een huwelijksfeest in landelijke sfeer? Look no further. Jullie en je gasten genieten van de heerlijke buitenlucht. Opteer voor artisanale, lokale gerechten om het plaatje compleet te maken.         

- Schip. Alle hens aan dek! Trouwen op een schip: het kan gewoon. Recreëer je favoriete titanic-momentjes (en schuw vooral het einde van de film) of treed in de voetsporen van Jim en Pam in ‘the office’.

- Industrieel. Mag het wat stoerder, wat moderner, wat strakker? Trouwen in bijvoorbeeld een oud fabrieksgebouw verzekert een avond vol picture perfect momentjes.

- Hotel. Nodig je heel wat gasten uit én wil je hen laten overnachten? Dan is trouwen in een hotel de perfecte oplossing. Toegegeven, hotels zijn er in allerlei stijlen en vibes – maar laat dat nu net een voordeel zijn voor koppels die de zaken graag op hun eigen manier aanpakken.

- Discotheek. Feesten jullie graag tot in de vroege uurtjes? Vereeuwig jullie liefde dan in een discotheek. Met geluidsoverlast, een dansvloer en de juiste sfeer hoeven jullie alvast niet in te zitten!

Tip: Zijn jullie er nog niet helemaal aan uit? Maak dan een gemeenschappelijk moodboard. Gebruik niet enkel beeldmateriaal, maar ook passende kernwoorden. Zo kom je gegarandeerd tot een locatie waar jullie allebei van wegdromen.

Foto's: Dinner on the lake, Kasteel Fruithof, Ark Van Noë, Colonie 7  

Trouwen in stijl? Zoek, vind en boek de ideale trouwlocatie!

7. Entertainment: Hoe vermaak je jouw huwelijksgasten?

Van vuurspuwers en knallende DJ’s tot elegante muzikale omkadering: ook het entertainment mag niet ontbreken op je trouwfeest. Houd er rekening mee dat je locatie bepaalde beperkingen kan opleggen. Zo is het bijvoorbeeld niet overal mogelijk om heel de nacht door te dansen (en moet na 22.00 de muziek wat zachter).

Ook voorziet niet elke locatie een podium en de nodige geluidsinfrastructuur. Geen zorgen: de meeste muzikanten nemen hun eigen soundsystem mee. Maak in ieder geval duidelijke afspraken met je entertainers én de locatiemanagers!

Entertainment? Deze knallers staan voor je klaar!

8. Budget: Houd nog een centje over voor je huwelijksreis

Het hele plaatje past tot slot best ook in je budget. Hoe je daar precies mee om gaat? Over de financiële kant van de zaak (link naar artikel budget) schreven we daarom een apart artikel. Enkele belangrijke dingen die je alvast mee kunt nemen:

Een all-in locatie (met catering, decoratie en entertainment) is, op het eerste zicht, misschien wat prijziger. Vergeet echter niet dat jullie met zo’n locatie geen budget opzij hoeven te houden voor een aparte cateraar, entertainer of de perfecte bloemstukken! Uiteraard neemt zo’n locatie ook heel wat stress weg – en hebben jullie steeds de keuze uit verschillende opties.

Let op de huurperiode en eventuele extra kosten voor wie de locatie langer gebruikt dan afgesproken. Denk daarbij ook aan de tijd die je nodig hebt om alles klaar te zetten (en de eventuele opkuis achteraf, als de trouwlocatie die niet voor eigen rekening neemt).

Bekijk wat jullie zelf kunnen doen om de kosten te drukken, maar overschat niet wat jullie zelf kunnen en willen doen. Het is en blijft jullie trouwdag: daar wil je zo veel mogelijk van genieten, zonder stress en kopzorgen.

Zet jullie eerste stappen richting je droombruiloft

Zoals je ziet, komt er heel wat kijken bij het kiezen van de juiste huwelijkslocatie. Bespreek goed welke verwachtingen jullie hebben van het feest. 

Een gemeenschappelijk moodboard maakt je visie nog concreter. Maak ook een lijstje met must-haves en overloop ook mogelijke deal breakers - zo zitten jullie alvast op eenzelfde lijn. 

Een laatste tip: Komen jullie tijdens de zoektocht een locatie tegen die jullie beiden aanspreekt? Wacht dan niet te lang met het nemen van een optie. Informeer je goed over de geldigheid van je optie, zodat jullie tijdig de knoop doorhakken.

Lees ook: 9 tips om een trouwlocatie binnen je budget te vinden

Lees ook: Checklist: Hoe bereid je jezelf voor op een bezoek aan een trouwlocatie?

Lees ook: Hoe boek je een trouwlocatie? En wat gebeurt er na het boeken?